在 Outlook 中使用 Copilot 的 3 種常用方法

Microsoft Copilot是一款功能強大的工具，可提高包括 Outlook 在內的 Microsoft 365 產品的工作效率。 Outlook 中的 Copilot 提供了多種管理郵件和促進有效溝通的功能。以下是三種幫助您掌握收件匣情況的方法。

注意：Outlook（和其他 Microsoft 365 應用程式）中的 Copilot 需要 Copilot 許可證 - 無論是您的組織頒發的 Microsoft 365 Copilot 許可證還是透過您的個人 Microsoft 帳戶訂閱的 Copilot Pro（費用為 20 美元/月）。

1. 總結長郵件內容

長電子郵件線程很快就會變得混亂，難以追蹤關鍵細節。 Outlook 中的 Copilot 可協助您從長電子郵件線程（也稱為對話）無縫快速地提取重要細節和行動點。該工具可以輕鬆地從多個訊息中提取關鍵點，並總結長時間的對話，例如，查看針對正在討論的項目做出了哪些決定。

為此，請在 Outlook 中選擇一個電子郵件對話，然後在電子郵件線程頂部選擇“Copilot 摘要” 。 Copilot 將掃描該線程並在電子郵件頂部為您產生摘要。

在下面的螢幕截圖中，Copilot 根據與支援經理的電子郵件線程創建了一份摘要，突出顯示了提出服務請求後討論的要點以及後續步驟。

2. 像專業人士一樣起草電子郵件

Copilot 可以幫助您撰寫新電子郵件或回覆現有對話——只需提供簡短的提示來闡明您的需求，AI 就會幫助您找到合適的字詞。有了草稿後，您可以調整草稿的長度和語氣以適合您的風格。

使用 Copilot 撰寫 Outlook 電子郵件的方法如下：

• 撰寫新電子郵件時，從工具列中選擇Copilot圖示。
• 從下拉式選單中選擇“使用 Copilot 起草” 。
• 在 Copilot 方塊中，輸入您的提示並使用產生選項圖示指定您想要的長度和音調。
• 完成後，選擇「產生」，Copilot 將為您起草內容。
• 如果不太符合要求，請選擇「重新產生草稿」。
• 對結果滿意後，選擇「保留」。

請注意，Copilot 可以為同一封電子郵件建立多個草稿，每個草稿的語氣和長度都不同。例如，您可以要求 Outlook 中的 Copilot 讓電子郵件更正式或隨意、更長或更短。您可以使用箭頭瀏覽每個草稿。

完成後，您可以根據需要編輯草稿以填寫或更正相關資訊並發送電子郵件。

3. 保持郵件內容清晰、語氣一致

如果您曾經糾結於您的電子郵件是否相關，那麼 Copilot 的電子郵件指導功能將會幫您解決。除了電子郵件編輯支援之外，Outlook 中的 Copilot 還可以透過電子郵件指導幫助您更有效率地撰寫電子郵件。它會分析您的電子郵件草稿並提出建議以改善語氣、情緒和清晰度，以便您能夠以最佳方式傳達您的訊息。

從工具列上的Copilot圖示中，從下拉式選單中選擇「Copilot 指導」 。 Copilot 將產生一份包含其調查結果的小型報告，並提出更有效溝通的建議。它將報告電子郵件草稿是否具有溫暖、真誠、熱情、歉意等語氣，並建議草稿是否可以更積極、更直接或諸如此類。 Copilot 也會檢查電子郵件的清晰度並提出改進建議。如果您喜歡任何建議，您可以在發送之前將您的回饋添加到草稿中。

注意：Copilot 僅在「新」 Outlook for the web、Outlook Online 和 Outlook for Windows 中可用。此外，除了工作或學校帳戶外，Outlook 中的 Copilot 僅支援使用 outlook.com、hotmail.com、live.com 和 msn.com 電子郵件地址的 Microsoft 帳戶，而不支援 Gmail 等第三方電子郵件地址。

Outlook 中的 Copilot 不僅可以讓您更輕鬆地克服開始或繼續電子郵件對話的心理障礙，而且還可以幫助您改善電子郵件通訊。 Outlook 中的 Copilot 也提供其他一些功能，例如能夠從電子郵件討論中快速建立會議邀請。但是，只有擁有 Microsoft 365 Copilot（工作）授權才能使用這些功能。