通過郵件合併在Outlook中批量發送個性化郵件

郵件合併就像您多年未聯繫的那些老朋友之一。一直低估和忽略，直到您迫切需要它的那一天。

下載iOS版Microsoft Outlook

下載適用於Android的Microsoft Outlook

您只是沒有意識到它的潛力，除非您負責管理數百個邀請。也許是結婚請柬，或者是一堆地址標籤和名字徽章。不用擔心，您可以在幾分鐘內單擊幾下，使用Microsoft Outlook 2016發送大量個性化郵件。下面的文章將指導您執行此操作。

什麼時候應該使用郵件合併？

當您要創建本質上相同但每個文檔包含其自己的詳細信息的多個文檔時，將使用“郵件合併”。電子郵件具有相同的格式和內容以及圖形（如果有）。例如，邀請的內容全部相同，但姓名，地址...

與將郵件發送給一群人不同，郵件合併使每個收件人成為唯一的收件人。

郵件合併功能包含兩個部分：

• 主文檔（此處為Microsoft Word），您可以在其中編寫電子郵件的內容。
• 數據源更改（此處為：Microsoft Outlook聯繫人）通常是收件人的地址和名稱。

這兩個部分是“合併的”。通過將Outlook作為Microsoft Office套件的一部分，您可以使用此功能將郵件發送給多個人，每個郵件都針對單獨的聯繫人進行個性化設置。

Microsoft Office允許您將不同的數據源用於地址詳細信息，例如，您可以使用Excel電子表格，甚至可以使用Access數據庫。在這裡，您將使用Outlook聯繫人發送電子郵件。

準備郵件合併聯繫人

您啟動Outlook後執行以下步驟：

1.打開人員以顯示您的聯繫人列表。

選擇要包含在個性化電子郵件列表中的聯繫人（Ctrl +單擊）。要輕鬆管理大型列表，請使用可用的“ 排序”選項（單擊“ 全部”旁邊的向下箭頭）。您可以按類別（分類排序按照在同一個下拉菜單）。

注意：郵件合併不適用於通訊組列表。

2.從功能區中，選擇“ 郵件合併”>“調整”>“動作”組。

3.在“ 郵件合併聯繫人”屏幕中，如果為所選聯繫人發送了個性化電子郵件，則選擇“ 僅所選聯繫人”。在“ 合併選項”下，選擇以下參數：

• 文件類型：套用信函。
• 合併到：電子郵件
• 郵件主題行：所有電子郵件的主題行均保持不變。因此，選擇“ 這將引起您的注意”。

4.單擊“ 確定”，然後Microsoft Word將為您啟動以撰寫您的個人消息。

在Microsoft Word中撰寫個性化消息

在功能區上的“ 郵件”選項卡上，選擇“ 問候語”以問候語開始消息。

如您所見，該對話框已首先填寫。這只是您聯繫人列表中姓名的佔位符。在下面，您可以查看列表中名稱的預覽。您可以使用此處提供的選項來自定義項目。

請注意，合併字段來自郵件列表中的列標題。因此，如果不匹配，請使用“ 匹配字段”以確保合併保持準確。如果要表示不匹配的字段，請單擊該字段的下拉列表，然後選擇與列表中該列匹配的列名。

當您單擊確定時，Word文檔中將顯示問候語的佔位符字段。您可以使用其他字段輸入文檔的其他信息。

單擊插入合併字段。此數據應顯示在您的原始數據源中，在這種情況下，這是Outlook中的聯繫信息。

要按照您希望的方式設置問候語的格式，請突出顯示整個字段，包括尾隨標誌。轉到“ 主頁”選項卡，然後使用“ 字體設置” 。另外，設置“ 行距”以確保行距與文檔其餘部分中的距離匹配。

輸入消息文字

郵件的開頭是GreetingLine佔位符和/或您在附加案例添加幫助下插入的任何字段。現在，您開始撰寫郵件。

郵件正文完成後，單擊“ 完成並合併”>“發送電子郵件”。在“ 合併到電子郵件”對話框中，單擊“ 確定 ” 。

然後，Word將各個字母發送到每個相應的電子郵件地址。您不能抄送或密件抄送其他收件人，也不能在電子郵件中添加附件。

您可以保存用於郵件合併的文檔，因為它還會保存指向數據源（即聯繫人）的鏈接。當您打開郵件合併文檔時，如果Word提示您保持連接狀態，請選擇“ 是”。

一旦習慣了，從頭到尾整個過程只需幾分鐘。此外，您現在不必花時間為每個人編寫電子郵件，而無需考慮組中的人數，就可以對組執行相同的操作。