了解 OmniFocus 任務管理工具

「完成任務」方法是一種值得信賴的生產力系統，可以保持井然有序和專注。然而，將其與正確的任務管理工具結合將使系統更加有效率。在嘗試了許多不同的任務管理工具之後，OmniFocus 是完成這項工作的最佳工具。

目錄

• 1. 在收件匣中記錄任務和想法 
• 2. 收件匣處理
• 3. 將工作組織成項目
• 4. 參與待辦事項清單
  • 標籤
  • 標記
  • 觀點
• 5. 回顧以保持進步
• 常見問題
  • 什麼是 OmniFocus？
  • OmniFocus 可以在 Android 或 Windows 上使用嗎？
  • OmniFocus 是免費的嗎？

1. 在收件匣中記錄任務和想法

使用 GTD 方法有效管理任務的第一步是將它們記錄在一個地方。這涉及將每個重要任務、想法、收到的電子郵件和日曆事件收集到您大腦之外的可信系統中。

這很重要，因為將這些承諾記在腦子裡會使你的精神空間變得混亂，並導致壓力和拖延。 OmniFocus 是幫助您將拖延轉化為生產力的最佳應用程式之一。該應用程式的收件匣功能充當中心，您可以在其中快速輸入您想到的所有任務或來自其他來源的任務，而不必擔心立即對它們進行整理。

有幾種方法可以將任務新增至 OmniFocus 收件匣，包括快速輸入捷徑。預設情況下，它設定為Control + Option + Space，但您可以透過前往OmniFocus > 設定 > 快速輸入捷徑來自訂它。這是從任何應用程式或瀏覽器視窗在 Mac 上記錄任務的最快方法，不會中斷您的工作流程。

或者，打開 OmniFocus 並點擊收件匣標籤。接下來點選工具列上的新建操作按鈕，進入任務。

提示：除了手動輸入之外，您還可以從相容的應用程式（如 Mail 和 Safari）共用資訊。例如，在郵件應用程式中，右鍵單擊（按住Control鍵）電子郵件的主題，選擇共享，然後從選項中選擇OmniFocus將其新增至收件匣。

2. 收件匣處理

將所有任務記錄到 OmniFocus 收件匣後，GTD 方法中的下一個重要步驟就是處理這些項目。此階段涉及評估每個收件匣項目，以將混亂的任務轉變為明確的行動。每天留出時間來處理收件匣非常重要。

在 OmniFocus 中，首先處理收件匣中的每個項目以確定其是否可操作。如果可以，你能在 2 分鐘內完成嗎？如果是，請立即執行，例如回覆電子郵件。否則，授權、延遲或刪除該條目。

您可以將任務分配給特定人員並使用等待標籤追蹤他們。點擊收件匣中的相關任務並選擇等待標籤。

或者，在「標籤」標籤中為您委派任務的每個人建立一個特定的標籤。接下來，您可以設定提醒和預計任務完成的截止日期。無法立即完成或委派的剩餘任務將被推遲。

如果這是一個單步驟任務，您可以將其指派給特定的項目或標籤並新增截止日期。如果這是一個多步驟任務，您可以在專案框中輸入名稱並按Command + Return來建立新專案。如果您想將該任務新增至現有項目，請將該任務拖曳到側邊欄上所需的項目中。

3. 將工作組織成項目

處理完 OmniFocus 收件匣中的每個項目後，就可以將它們組織到專案中了。此步驟有助於將您的工作量組織成可管理的單元，以便系統化地追蹤和完成。幸運的是，OmniFocus 提供了許多功能，可協助您根據工作性質和期望結果來組織工作。

首先，考慮使用OmniFocus 中的資料夾將相關任務分組到更廣泛的類別。例如，您可能有一個「個人」資料夾用於存放所有個人工作，一個「工作」資料夾用於存放與工作相關的工作，還有一個「學校」資料夾用於存放學術工作。

每個資料夾包含與您生活的特定領域相關的許多項目，每個項目都有自己的一組操作或任務。若要在 OmniFocus 中建立資料夾，請前往「專案」選項卡，按一下側邊欄底部的+按鈕，然後選擇「新增資料夾」。

接下來，在每個資料夾中建立具體且可操作的項目。 OmniFocus 中的項目是一組具有明確結果或目標的相關任務。 OmniFocus 提供三種主要類型的項目，包括：

• 順序項目由您必須按照特定順序完成的任務組成。例如，期刊文章寫作專案通常包括研究、起草、寫作、編輯和發布等任務，這些任務必須按照特定順序執行。
• 並行項目包括您可以按任何順序或同時執行的任務，例如設定您的家庭辦公室。
• 單一行動清單適用於超出您視線範圍的任務或項目。然而，你可能想將它用於未來的目的——例如寫一本書或學習一門新語言——或者用於日常的日常任務，例如買菜。

4. 參與待辦事項清單

參與你的任務是 GTD 方法的下一步，也是最重要的一步。此步驟涉及根據背景、優先順序、可用時間和精力程度選擇要處理的任務。這可以幫助您做出適合您的能力和目標的明智決定。

幸運的是，OmniFocus 提供了許多過濾功能來幫助您有效率地完成任務。

標籤

標籤（以前稱為「上下文」）可讓您按位置、可用時間、能量水平、優先順序等對任務進行分類。您可以建立自訂標籤並根據對您重要的標準將其分配給您的任務。轉到“標籤”選項卡，然後按一下底部的+ （加號）按鈕以建立自訂標籤。

標記

標記可以幫助您突出顯示需要立即關注的高優先級任務。當您有很多事情要做並且需要先專注於最重要的任務時，查看「已標記」標籤中的已標記項目會很有幫助。

觀點

視角可以更好地控制您如何過濾和查看任務。您可以在此處透過一次定義多個參數（例如標籤、截止日期、持續時間、標記等）來過濾任務，以建立任務的自訂視圖。轉到“透視”選單並選擇“新增透視”來建立自訂視圖。

5. 回顧以保持進步

在「完成任務」方法中，回顧步驟非常重要。此步驟可確保您定期重新評估您的任務和目標，以反映優先順序或情況的任何變化。這可以防止重要任務被忽視，並幫助您實現長期目標。

您可以透過導覽至「審閱」標籤輕鬆審閱 OmniFocus 中的任務，該標籤顯示需要審閱的項目。預設情況下，OmniFocus 中的項目設定為每週審核一次，但您可以透過前往OmniFocus > 設定 > 日期和時間來自訂審核頻率。

在審查過程中，您可以評估項目是否需要額外的任務、是否仍然相關或是否應該完全取消。一旦滿意，請右鍵單擊該項目並選擇“標記為已審核”。

如果您正在尋找一個可以幫助您使用 GTD 方法組織任務的任務管理器，您應該嘗試 OmniFocus。 OmniFocus 的特性和功能使其成為一種有效的工具，可以幫助您追蹤優先事項並最終實現您的目標。

常見問題

什麼是 OmniFocus？

OmniFocus 是一款功能豐富的任務管理工具，旨在幫助使用者有效率地擷取、組織和完成任務。該工具主要專注於「完成任務」方法，並提供了許多與該生產力系統相符的功能，使其成為將 GTD 應用於日常生活的人的理想選擇。

OmniFocus 可以在 Android 或 Windows 上使用嗎？

OmniFocus 專為 Apple 裝置打造，包括 Mac、iPhone、iPad 和 Apple Vision Pro，但也可透過網路存取。跨多個 Apple 裝置的無縫整合讓您無論身在何處都能追蹤您的任務和承諾。

OmniFocus 是免費的嗎？

OmniFocus 提供多種高級訂閱方案、一次性購買以及 14 天免費試用以測試其功能。