備份電子郵件時常見的 5 個錯誤

意外刪除後，您開始備份電子郵件。然而不幸的是，人們在這個過程中常常會犯很多錯誤。如果您草率地備份電子郵件或根本不備份，這些錯誤可能會讓您付出生命的代價。

目錄

• 5. 備份間隔時間過長
• 4. 僅備份選定的資料夾
• 3. 不檢查備份是否可恢復
• 2. 依賴單一備份位置
• 1. 不要加密備份

5. 備份間隔時間過長

您很容易認為您的電子郵件在收件匣中是安全的，並推遲備份的時間。但同時情況可能會變得更糟。例如，您可能會被鎖定在 Google 帳戶之外，或意外刪除一封或多封電子郵件和附件。事實上，許多人認為他們可以每個月備份一次，直到丟失一整封重要的電子郵件線索。

幸運的是，您可以輕鬆養成每天甚至每週備份電子郵件的習慣。執行備份的步驟將根據您的電子郵件提供者而有所不同。但是，對於最受歡迎的電子郵件提供者之一Gmail ，您可以使用Google Takeout匯出資料。然後，您可以將資料儲存在外部硬碟、雲端服務或其他可輕鬆存取的類似位置。

4. 僅備份選定的資料夾

僅備份選定的電子郵件或特定資料夾中的電子郵件似乎是個好主意，但有時這可能會適得其反。重要細節可能會丟失在電子郵件中您不會想到要備份的地方，例如“促銷”或“已發送”資料夾。

當然，只有您可以決定什麼值得備份。但是您應該遵循的一條規則是將重要資料備份兩次（一次在雲端，一次在本地），而不太重要的資料只應備份一次。您也可以選擇將所有較大的檔案備份兩次，因為這些檔案一旦遺失通常是最難恢復的。尤其應優先考慮合約和多頁文件等附件，以便您隨時可以存取它們。

3. 不檢查備份是否可恢復

當您開始備份資料時，您不會意識到檔案被錯誤匯出。您假設您已經下載了檔案並且準備將它們備份到您的儲存位置。只有當您嘗試恢復其中的一些電子郵件時，您才會意識到有些不對勁。

如果幸運的話，您可能會很早發現這個錯誤並且不會丟失任何重要資料。因此，如果您是第一次備份電子郵件，請務必測試是否可以隨著時間的推移恢復資料。開啟備份​​檔案的內容並檢查所有內容是否正確載入並且您可以存取所有資料。

2. 依賴單一備份位置

依賴單一的備份方法可能會帶來災難性的後果。想想看：如果您的所有備份都儲存在筆記型電腦上，而筆記型電腦突然崩潰或丟失，您會怎麼做？您肯定不想遇到這種情況，尤其是當您確實需要檢索舊電子郵件時。

即使是最安全的儲存位置也可能會失敗。例如，硬碟可能會發生故障，而雲端服務可能會遭到駭客攻擊。這就是為什麼最好至少在幾個不同的地方進行備份。理想情況下，您希望一個是實體位置，另一個是雲端服務。您也可以應用 3-2-1 規則，其基本意義是：

• 您定期影印所有重要的電子郵件和附件 3 份。
• 您可以選擇兩種類型的儲存位置，以最大限度地減少因硬體故障或任何帳戶/連線問題而導致資料遺失的可能性。
• 最後，必須將您的資料副本傳送到異地的實體位置。

1. 不要加密備份

您備份的任何類型的資料都應加密，以防止未經授權的存取。許多人喜歡保持簡單，因此他們長期不加密電子郵件備份。但如果您正在處理敏感訊息，那麼您不應該推遲這件事。這看起來似乎是不必要的步驟，但如果有人試圖存取您的文件，它可以極大地幫助保護您的資料。

如果您決定加密數據，請確保將加密金鑰儲存在安全的地方並與備份分開，以免遺失。請記住，如果沒有密鑰，您的資料就等於遺失了。

許多人過去認為他們永遠不需要備份他們的電子郵件，因為這些電子郵件在他們的收件匣中是安全的，而且他們不想讓事情變得複雜。只有當您開始備份電子郵件時，您才會意識到它實際上並沒有那麼困難。知道您可以隨時存取任何電子郵件或附件，這給您帶來安心，值得您付出努力。如果您一直推遲備份電子郵件或任何其他數據，請熟悉這些快速設定的備份提示，以幫助您保持正軌。