在 Microsoft Word 中格式化文件的 9 個省時技巧

對於大多數人來說，Microsoft Word是建立專業文件的首選工具，但格式化可能很耗時。幸運的是，一些簡單的技巧可以簡化您的工作流程，幫助您在短短幾分鐘內創建精美、視覺上吸引人的文件。

目錄

• 1. 使用必要的快捷方式
• 2. 使用 Word 模板
• 3. 使用樣式實現一致的格式
• 4.自訂快速存取工具列
• 5. 使用導覽窗格進行導覽
• 6. 使用格式刷將格式套用於多個部分
• 7.自訂自動更正功能
• 8. 使用快速部件重複使用內容
• 9. 使用「顯示格式」修改格式

1. 使用必要的快捷方式

只需將手指放在鍵盤上，您就可以快速應用格式更改並專注於寫作 - 不再笨拙地擺弄滑鼠並分心。

例如，若要加粗文本，只需按Ctrl + B。類似地，要變成斜體，請使用Ctrl + I，若要加底線，請按Ctrl + U。這些基本的格式快捷方式只是 Word 中節省時間的技巧的冰山一角。

您可以使用Ctrl + L、Ctrl + E和Ctrl + R快速將文字左對齊、居中或右對齊。按Ctrl + 2可將文件的行距改為雙倍，按 Ctrl + 1可將文件的行距改為單倍。這些捷徑可以輕鬆調整文件的佈局。

有關 Word 中節省時間的鍵盤快捷鍵的更全面列表，請參閱我們的文章“每個 Word 用戶都應該知道的 Windows 鍵盤快捷鍵”。

2. 使用 Word 模板

如果您建立大量類似的文檔，例如報告、發票或新聞稿，使用 Word 範本可以節省大量時間。 Word 範本預先格式化了您的內容的佔位符，因此您不必每次都從頭開始。

Word 為常見文件類型提供了許多內建模板，可透過「新文件」功能表存取。選擇最適合您需求的模板，您將擁有一份專業設計的文檔，當然其中包含您自己的內容。

若要獲得更多選項，請造訪這些下載 Microsoft Word 範本的網站。您會發現許多針對不同行業和目的設計的免費和高級模板。使用這些模板，您可以用最少的努力創建漂亮的文件。

但是，如果您有現有範本無法滿足的特定格式要求，請考慮在 Microsoft Word 中建立自訂範本。透過儲存具有您喜歡的樣式的模板，您可以在需要時重複使用它們。

3. 使用樣式實現一致的格式

您應該始終使用 Word 中的樣式在整個文件中套用一致的格式。首先，定義標題、段落和其他元素的樣式；然後，您可以獲得一致的外觀，而無需手動格式化每個部分。

若要套用樣式，請選擇文本，然後從「開始」標籤上的「樣式」庫中選擇所需的樣式。如果需要修改樣式，請以滑鼠右鍵按一下該樣式並選擇修改，以自訂字體、大小、顏色和其他屬性。任何變更都會自動更新文件中該樣式的所有實例。

4.自訂快速存取工具列

快速存取工具列是一項便捷的功能，讓您只需單擊即可使用最常用的命令。預設情況下，此欄包含「儲存」、「撤銷」和「重做」等基本命令，但您可以輕鬆自訂它以包含您常用的格式化工具。

若要將指令新增至工具列，請在功能區中以滑鼠右鍵按一下該指令，然後選擇「新增至快速存取工具列」。這樣，您可以建立個人化格式元素的集合，例如喜歡的樣式、格式刷或文字對齊選項。

每次您想要套用特定格式時，無需搜尋功能區，從而節省您的時間。

5. 使用導覽窗格進行導覽

當處理長文件時，滾動頁面來查找特定部分可能非常困難。導覽窗格是另一個強大的工具，可協助您在各個部分之間快速切換。

若要存取導覽窗格，請前往「檢視」標籤並勾選「導覽窗格」旁的方塊。這將開啟一個側邊欄，顯示文件中的標題清單。點擊任意標題即可直接導航至該部分。

當您需要對文件的特定部分進行格式變更時，導覽窗格特別有用。您可以有效地套用格式更新，而無需大量滾動或手動搜尋。

6. 使用格式刷將格式套用於多個部分

格式刷是一種方便的工具，可讓您快速從文件的一部分複製格式並將其套用到另一部分。當您需要在整個內容中保持一致的格式時，此功能可以節省大量時間。

若要使用格式刷，請選擇要複製其格式的文本，按一下「開始」標籤中的格式刷圖示（看起來像畫筆），然後按一下並拖曳要套用格式的文字。

提示：如果需要將相同的格式套用到多個部分，請雙擊格式刷圖示。這將使該工具保持活動狀態，直到您按下Esc或再次單擊該圖示。

7.自訂自動更正功能

預設情況下，「自動更正」會自動更正常見的拼字錯誤，但您也可以使用它為常用短語或格式建立自訂快捷方式。

若要自訂自動修正，請前往檔案 > 選項 > 校對 > 自動修正選項。您可以在此處將自己的條目新增至清單。例如，您可以將“br”設定為自動擴充為“Best respects”，或將“mh”設定為以您喜歡的字體和大小自動擴充為“My Company Name”。

您也可以在同一選單中找到數學自動更正。此功能對於經常在文件中包含方程式或數學符號的人來說特別有用。

預設情況下，Word 可以識別許多數學快捷方式，例如鍵入「\pi」插入圓周率符號 (π) 或鍵入「\sqrt」後跟一個數字來建立平方根符號 (√)。

8. 使用快速部件重複使用內容

快速部件是儲存和重複使用格式化內容的好方法。這些內容包括頁首、頁尾、封面，甚至文件的整個部分。透過將這些元件儲存為快速部件​​，您只需點擊幾下即可將它們插入到任何文件中。

若要建立快速元件，請選擇要儲存的內容，然後前往插入 > 快速元件 > 將選擇儲存到快速元件庫。為您的建置區塊命名，選擇一個類別，然後按一下「確定」。現在，無論何時您需要使用該內容，只需轉到“插入”>“快速部件”並從庫中選擇它。

封面也是 Quick Parts 如何節省您的時間的一個很好的例子。您無需為每個文件從頭開始建立新的封面，而是可以建立一次自訂封面，將其儲存為快速零件，並在需要時快速將其插入到任何文件中。

9. 使用「顯示格式」修改格式

「顯示格式」窗格顯示所選文字的所有格式詳細訊息，包括字型、大小、樣式和段落設定。

若要存取「顯示格式」窗格，請按Shift + F1。該窗格將出現在螢幕右側，提供有關套用至您選擇的文字的格式的詳細資訊。

此外，「顯示格式」窗格可讓您直接從窗格本身修改格式。您可以按一下要變更的格式元素（例如字型或段落間距），然後進行所需的調整。

這樣做可以節省您的時間，因為無需瀏覽多個選單和對話方塊來修改格式。

現在您已經了解了這些節省時間的技巧，您只需花一點時間就可以建立專業且格式良好的文件。