如何使用 Microsoft Word 中的樣式來統一文件格式

掌握 Word 的樣式功能可以顯著提高您的工作質量,無論您是在建立商業報告、學術論文還是個人專案。好消息是它們確實很容易使用。

Word 中的樣式是什麼?它們有何用處?

Microsoft Word中的樣式是預先定義的格式選項,您可以將其套用至文件中的不同文字元素,例如標題、段落、清單和引號。樣式結合了各種格式設置,例如字體樣式、大小、顏色、對齊方式和行距。

透過使用樣式,您可以輕鬆地在整個文件中保持一致的外觀。例如,如果您將「標題 2」樣式套用至章節標題,它們將自動具有相同的字體、大小和顏色,確保一致且專業的外觀。這也允許您建立自動更新的目錄。

如何使用 Microsoft Word 中的樣式來統一文件格式
在 Word 文件中套用標題

使用樣式不僅消除了單獨格式化文字的需要,而且還簡化了未來的格式變更。這表示如果您稍後需要調整標題、段落或其他元素的外觀,您只需修改樣式,Word 將自動更新整個文件中該樣式的所有實例。

應用程式內建樣式

Microsoft Word 包含許多內建樣式,可簡化格式化流程。您可以找到標題、段落、清單、引號等的樣式,只需點擊幾下即可設定文件的不同元素的格式。應用方法如下:

  • 在 Word 文件中,選擇要套用樣式的文字。
  • 轉到“主頁”標籤並將滑鼠懸停在“樣式”群組中的樣式上以進行預覽。
  • 點擊樣式組右下角的小箭頭將其展開。您也可以按下鍵盤快速鍵Ctrl + Alt + Shift + S在 Word 中開啟「樣式」窗格。
  • 點擊一種樣式即可套用它。
如何使用 Microsoft Word 中的樣式來統一文件格式
在 Word 文件中套用樣式

修改樣式

Microsoft Word 可讓您修改內建樣式以符合您的特定格式需求。您可以調整所有內容,從基本格式選項(例如字體、大小、顏色、對齊方式和間距)到邊框、編號、文字效果等。最好的部分是,一旦您修改了樣式,Word 就會自動更新整個文件中該樣式的每個實例。

若要在 Word 中修改樣式:

  • 在 Word 中,按一下「樣式」群組右下角的小箭頭。
  • 右鍵單擊要變更的樣式並選擇修改
  • 在修改樣式對話方塊中,使用格式選項來變更樣式。您可以在此視窗中即時預覽您的變更。
  • 按一下“格式”按鈕以選擇要修改樣式的元素。
  • 完成所需變更後,按“確定”儲存並套用它們。
如何使用 Microsoft Word 中的樣式來統一文件格式
Word 中的「修改樣式」對話框

建立自訂樣式

如果 Word 中的內建樣式無法滿足您的需求,您也可以建立適合您特定偏好的自訂樣式。具體操作如下:

  • 導覽至Word 文件中的「開始」標籤。
  • 樣式組中,按一下右下角的小對角線箭頭。
  • 選擇建立樣式選項。
  • 輸入您的自訂樣式的名稱。
  • 點選修改,調整字體、大小、顏色、對齊方式、間距等。
  • 您也可以使用基於樣式的下拉式選單來繼承現有樣式的屬性。
  • 按一下“確定”儲存。
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Word 中的「建立新樣式」對話框

或者,您可以手動輸入和格式化文本,然後將其儲存為樣式。為此,請選擇格式化的文本,右鍵單擊它,然後選擇樣式 > 建立樣式。輸入您想要的樣式名稱,然後按一下「確定」。您儲存的樣式將出現在「樣式」群組中,您可以像套用其他樣式一樣套用它。

如何使用 Microsoft Word 中的樣式來統一文件格式
在 Word 中建立樣式選項

有效使用樣式的技巧

現在您已經了解如何在 Microsoft Word 中套用、修改和建立樣式,這裡有一些技巧可以幫助您有效地使用它們。

使用快捷鍵套用樣式

雖然透過樣式窗格套用樣式很有效,但使用 Word 中的鍵盤快速鍵可以節省更多時間。這種方法對於重複的格式化任務特別有用。

例如,按Ctrl + Alt + 1將套用標題 1 樣式,而按 Ctrl + Alt + 2將套用標題 2。您也可以為樣式指派自己的快捷鍵。為此,請右鍵單擊樣式,選擇修改,然後按一下格式 > 快速鍵

如何使用 Microsoft Word 中的樣式來統一文件格式
在 Word 中為樣式指派快速鍵

使用標題樣式移動部分

應用標題樣式的好處之一是它們可以與 Word 的導覽窗格整合。透過為您的章節使用標題樣式(如標題 1、標題 2 等),您可以輕鬆地建立您的內容,而無需手動剪下和貼上文字。

為此,按Ctrl + F開啟導覽窗格並切換到標題標籤。從這裡您可以拖放整個部分來移動它們。

如何使用 Microsoft Word 中的樣式來統一文件格式
Word 中的導覽窗格

快速找到應用程式樣式的位置

Microsoft Word 還可以輕鬆查看文件中目前應用程式的特定樣式。為此,按Ctrl + Shift + Alt + S開啟「樣式」窗格,然後按一下「選項」。接下來,使用“選擇要顯示的樣式”下的下拉式選單並選擇“正在使用”

然後,您可以透過點擊樣式旁邊的箭頭並選擇「選擇所有 X 實例」來查看樣式的應用程式位置。這樣做將突出顯示文件中該樣式的每個實例,以便您可以一次調整它們。

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