如何在 Excel 中新增下拉列表

Excel 對於在一個地方組織和分析收集的資料非常有用。然而，隨著您整理的資訊變得越來越複雜，您的資料的準確性可能會受到影響。在 Excel 電子表格中引入下拉清單可以幫助您簡化資料輸入、減少錯誤並保持整個電子表格的一致性。

本文將向您展示如何在 Excel 中逐步建立下拉列表，以使您的資料輸入更加輕鬆。

建立下拉列表

在 Excel 中建立下拉清單有兩種主要方法：資料驗證和使用 Excel 表格。本文將引導您完成這兩種方法，讓您了解如何建立下拉清單。

使用資料驗證

資料驗證是 Excel 中的一項功能，可讓您對可以在儲存格中輸入的資料設定限制。資料驗證可用於透過以下步驟建立下拉清單：

1. 按一下要新增下拉清單的儲存格。
   
2. 尋找並選擇 Excel 功能區上的「資料」標籤。
   
3. 在“資料工具”群組中，按一下“資料驗證”，其中將出現對話方塊。
   
4. 在此對話方塊中，導覽至「設定」標籤。
   
5. 點擊“允許”下拉式選單並選擇“清單”。這告訴 Excel 您想要建立一個選項清單。
   
6. 在「來源」欄位中，您可以直接輸入選項清單或反白顯示包含選項的儲存格。
   
7. 輸入選項後，按「確定」套用驗證。
   

當您套用資料驗證並按一下所選儲存格時，將出現一個小下拉箭頭。透過點擊箭頭，您可以從清單中選擇一個選項。

透過使用資料驗證方法，您可以在 Excel 中建立一個簡單的下拉清單。另一方面，如果您使用更複雜或更大的資料集，則使用 Excel 表格是更好的選擇。

自訂下拉列表

建立下拉清單後，您可以根據需要進行編輯。例如，如果您的清單包含企業產品，您可以透過來源清單引入新產品，也可以透過從來源清單中刪除它們來刪除它們。最重要的是，您可以編輯清單中已有的項目或指定資料輸入限制以限制可新增的附加資訊。

新增/刪除下拉清單中的項目

如果您想從下拉清單中新增或刪除選項，請按照下列步驟操作：

1. 開啟包含下拉清單的工作表。
2. 按一下帶有下拉清單的儲存格。
   
3. 轉到“資料”選項卡。
   
4. 按一下“資料驗證”。
   
5. 在「資料驗證」方塊的「來源」清單中，新增以逗號分隔的新項目，或刪除要刪除的項目。
   
6. 按一下“確定”儲存變更。
   

下拉清單現在將包含新項目，或者如果您已刪除項目，它們將不再出現在工作表下拉清單中。

編輯下拉清單中的項目

若要編輯下拉清單中的任何項目，請依照下列步驟操作：

1. 開啟包含下拉清單的工作表。
2. 選擇帶有下拉清單的儲存格。
   
3. 轉到“資料”選項卡。
   
4. 導航至“資料驗證”。
   
5. 在資料驗證框的「來源」清單中，根據需要編輯項目。
   
6. 按一下“確定”儲存變更。編輯的項目現在將顯示在下拉清單中。
   

指定資料輸入限制

為了以您希望使用的格式正確輸入數據，您可以對使用者可以輸入的資訊類型設定特定限制。

這可以包括儲存格的格式或長度，例如，如果您的清單包含一系列可用產品，則他們必須輸入有效的產品。如果他們沒有輸入有效的產品，他們將收到錯誤訊息。

透過指定資料輸入限制，您可以變更錯誤訊息的文本，以告訴使用者以正確的格式輸入正確的資訊。這將有助於改善用戶體驗並為您提供更準確的結果。

以下是如何指定資料輸入限制的清單：

1. 選擇您想要套用資料驗證的儲存格。
   
2. 導航至“數據”標籤。
   
3. 按一下“資料驗證”。
   
4. 在資料驗證框的「設定」標籤中，輸入所需的驗證標準。
   
5. 根據您的需求配置您的標準。例如，如果您需要將輸入限制為特定範圍內的日期，請選擇「日期」作為驗證條件，然後選擇所需的開始日期和結束日期。
   
6. 如果需要，請包含輸入訊息和錯誤警報。
   
7. 點擊“確定”儲存並套用您的新設定。
   

使用這些選項，您可以調整下拉清單以滿足專案的特定需求。

使用下拉清單時的有用提示

既然您已經知道如何在 Excel 中製作下拉列表，那麼您應該學習如何有效地使用它來最大限度地利用數據。以下是使用下拉清單的一些提示：

保持清單更新

使用可用的最新資訊定期更新您的工作表，以保持準確的結果和資料完整性。

保護您的工作表

在整個工作表中新增密碼，以阻止對下拉資料進行未經授權的變更。您也可以鎖定單一儲存格，這樣任何人都無法篡改清單中包含的資訊。

此外，透過右鍵單擊包含資料驗證清單的選項卡，然後按「隱藏」將隱藏該選項卡，以便其他使用者更難以找到和篡改。

培訓您的工作表用戶

向您的使用者提供如何正確使用工作表的概要，以便他們可以利用所有可用的資訊。

掌握你的下拉列表

在電子表格中包含下拉清單不僅可以改善使用者的資料輸入體驗，還可以確保資料輸入正確且格式有效，以便您進行適當的分析。由於編輯下拉清單非常容易，您可以根據需要更新或刪除選項，同時透過工作表保護和儲存格鎖定保持高水準的控制，以確保未經授權的使用者無法篡改來源清單。

透過使用本文提供的步驟在 Excel 上製作您自己的下拉列表，您可以讓您的私人或專業專案更有能力解決您的資料挑戰。

您是否使用過本文中包含的任何提示來幫助建立您的下拉清單？如果有，他們是如何幫助你的？請在下面的評論部分告訴我們。