如何在 Outlook 中新增簽名

如今，大多數專業人士都會在電子郵件中附上簽名。這可以讓接收者準確地知道他們正在與誰通訊。有些簽名是針對個人的個人化簽名，而其他簽名則遵循公司格式。

如果您有興趣了解如何在 Outlook 上新增自己的簽名，那麼您來對地方了。本文將解釋您需要了解的一切。

在 Outlook 中新增簽名的步驟

如果您想建立簽名以添加到電子郵件末尾，並選擇它作為預設簽名，您會很高興知道這是一個相對簡單的過程。以下是在 Outlook 中新增簽名的方法：

1. 登入您的 Outlook 帳戶。
   
2. 點選“查看設定”。
   
3. 選擇“撰寫並回复”，這將帶您進入電子郵件簽名畫面。
   
4. 按一下“新簽名”，然後為其命名。
   
5. 在下面的編輯區域中輸入您的簽名。
   
6. 按“儲存”。
   
7. 在「選擇預設簽章」下，按一下新建立的簽章並將其套用至新郵件和轉送的郵件。
   
8. 再次按“儲存”確認更改。
   

自訂您的 Outlook 簽名

設定並儲存簽名後，您可以在編輯框底部進行自訂，以滿足您的個人喜好。您可以使用多種選項來個性化您的簽名，使其對收件者而言獨一無二。請務必嘗試可用的選項，以使您的簽名脫穎而出。

此列表中並未包含所有選項，因此請您親自嘗試一下，看看它們是否適合您的偏好。請注意，如果您對代表某個功能的圖示感到困惑，請將遊標停留在該圖示上，其名稱就會顯示在螢幕上。

內嵌插入圖片

您可能想要在簽名中新增公司徽標或圖片。此選項可讓您捲動瀏覽裝置上下載的影像，將其合併到您的簽名中。選擇圖像並點擊“插入”後，您可以根據自己的喜好調整其大小。

字體和字體大小

透過點擊「字型」選項，螢幕上將出現一個下拉方塊並列出所有可用的字型。 “字體”選項的右側是“字體大小”圖示。透過點擊此功能按鈕，將出現一個類似的下拉列表，讓您可以選擇簽名字體的大小。

粗體、斜體和底線

您也可以將部分或全部簽名加粗、斜體和底線。為此，只需突出顯示要更改的文本，然後單擊功能按鈕即可獲得所需的效果，更改將立即可見。

相反，如果您想要執行相反的操作並撤消任何這些效果，只需突出顯示文字並再次按下所需的功能按鈕即可。

熱鍵：

• 粗體：Ctrl + B
• 斜體：Ctrl + I
• 底線：Ctrl + U

突出顯示和顏色

如果您想突出顯示簽名上的一些重要訊息，請使用「突出顯示」功能。若要反白顯示文本，請先按下「反白」功能按鈕右側的向下箭頭，然後選擇要使用的顏色。然後將遊標拖曳到要反白的文字上，然後按下「反白」功能按鈕。

完成後，所選文字的背景將是您想要的顏色，而字體顏色將保持不變。

您的字體顏色將始終自動為黑色。若要變更此設置，請按下「字體顏色」功能按鈕上的向下箭頭，選擇所需的顏色，然後開始輸入簽名。如果您已經開始輸入，請反白顯示輸入的文本，然後再次按下“字體顏色”按鈕，字體顏色將會改變。

您可以同時使用這兩個功能來創建顏色獨特且引人注目的簽名。

要點和編號

若要建立項目符號列表或新增速記資訊的編號列表，請按下對應的功能按鈕。如果您的資訊已經存在，請反白顯示文本，並在必要時按鍵盤上的「Enter」按鈕來拆分資訊並將項目符號點或數字新增至清單。

熱鍵：

• 重點：Ctrl +
• 編號：Ctrl + /

向左或向右縮排

使用這些功能按鈕將使文字遠離或靠近螢幕的左邊距。要使用此功能，只需突出顯示要移動的文本，然後按“向右縮進”即可將文本向右移動幾個空格。相反，如果您希望文字更靠近左邊距，請按「向左縮排」。

引用

此功能會為突出顯示的文字添加引用樣式行，以突出特定訊息，無論是重申您自己還是其他人的重要訊息。若要執行此功能，請反白顯示要引用的文本，然後按“引用”功能按鈕。

左對齊、右對齊和居中對齊

這三個選項會將所有文字移動到螢幕的兩側或中間，以滿足您的喜好。出於多種原因，這可能很有用，但居中或右對齊比預設的左對齊更美觀。

按任一功能按鈕將自動對齊文本，無需突出顯示任何內容。

新增或刪除超連結

透過反白顯示文字並按下「超連結」按鈕，在簽名中新增連結。從這裡，您只需將 URL 鍵入或貼上到出現的方塊中，然後按一下「確定」即可嵌入您的連結。您會知道這是成功的，因為文字現在將以藍色底線顯示。

熱鍵：

• 新增超連結：Ctrl + K

如果要刪除超鏈接，請反白顯示藍色下劃線文本，按編輯框右下角的 3 個點 (...)，然後按一下「刪除超連結」。

撤銷和重做

按 3 個點 (...) 並按一下「撤銷」按鈕即可撤銷上一個動作。

• 撤銷熱鍵：Ctrl + Z

相反，如果這是意外完成的，您應該按“重做”按鈕，該按鈕位於“撤消”鍵的右側。

• 重做熱鍵：Ctrl + Y

更改案例

按下此按鈕將彈出一個選項下拉列表，用於將突出顯示的或將來寫入的文字變更為特定的大小寫。這包括“小寫”、“大寫”、“每個單字大寫”和預設的“句子大小寫”。

完成自訂簽名後，請務必按下「儲存」按鈕以儲存變更。

在 Outlook 上建立有效簽名的提示和最佳實踐

一旦您的簽名準備好添加到未來的信件中，請確保您的成品適合您所聯繫的情況或收件人。以下是在 Outlook 上建立有效簽名的一些提示和最佳實踐。

保持你的簽名簡單

保持你的簽名簡潔、切中要點。僅使用一張與圖像相關的圖像，並避免添加太多文本，否則您的收件人可能會忽略您的辛勤工作。

僅包含基本訊息

對於基於業務的簽名，您的訊息主要限於您的姓名、職位、公司名稱、公司徽標和聯絡資訊，以保持電子郵件的專業外觀。

使用一致的品牌

代表一家公司時，請堅持使用相同的字體和顏色，以保持其身份的統一。

如果您擁有自己的企業或正在使用個人電子郵件，則可以包含您的代名詞、姓名發音、社交媒體連結或任何其他關鍵訊息，以便收件人更好地了解您。

建立附加簽名

Outlook 可讓您建立任意數量的簽名，但只需在「撰寫與回覆」畫面中按下「新簽名」即可。在您第一次向某人發送電子郵件時專門簽名，以便他們確切地知道您是誰。或者，您也可以為您已經熟悉的人提供簡短的回覆和轉發訊息簽名。

您可以在 Outlook 的「撰寫與回覆」畫面中的「新郵件」和「回覆/轉寄」下拉式功能表中指派特定簽名。

測試你的簽名

向自己或同事發送測試電子郵件，以確保您的簽名按預期顯示，並且所有超連結均正常運作。

簽署 Outlook 簽名

在 Outlook 上建立簽名是一個簡單的過程，為您的電子郵件帶來專業的感覺。更好的是，有一些自訂選項可以在 Outlook 上製作精心設計的簽名，並為您的電子通訊添加另一層複雜性。嘗試使用可用的自訂選項來製作專業且令人難忘的簽名，給收件人留下持久的印象。

您是否曾在 Outlook 中新增過簽名？如果是這樣，您是否使用了本文中介紹的任何自訂選項？請在下面的評論部分告訴我們。