如何在 Windows 11 中自動執行日常任務

您是否曾經希望您的電腦能夠為您處理繁瑣的日常任務？使用 Windows 11 中的 Power Automate，您可以使用電腦為您工作。以下是如何使用它來自動執行日常重複活動並提高生產力。

1. 使用每日清理功能清理桌面

有更好的方法可以將文件儲存在桌面之外，但桌面經常會成為一整天螢幕截圖、文件和隨機文件的垃圾場，從而使您的桌面變得雜亂無章。

為了解決此問題，請建立 Power Automate 流程，只需按一下即可自動將桌面上的檔案排序到指定的資料夾中。

此流程每天在設定的時間運行（使用 Windows 任務規劃程式），根據檔案類型將檔案移至各自的資料夾。例如，所有 .docx、.xlsx 和 .pdf 檔案都移動到 Documents 資料夾，.jpg 和 .png 等映像檔都移至 Images 資料夾，.lnk 捷徑檔案都會移至 Shortcuts 資料夾。

此設定很簡單，使用 Power Automate 的簡單介面。首先，開啟桌面版 Power Automate 並點選「新串流」。為您的流程命名一些描述性的名稱，例如“桌面清理”，然後按一下“建立”。您將被重新導向到主流窗格。在這裡，將以下腳本複製並貼上到主流程區域，然後按一下「儲存」。

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

您可以使用Windows 任務排程程式安排流程自動執行。

2. 使用版本控制自動化來組織文檔

版本控制不僅適用於開發人員 - 對於任何處理頻繁更新文件的人來說，它都是救星。您肯定在追蹤文件修訂方面遇到困難，經常導致多個版本分散在不同的資料夾中。 Power Automate 和 OneDrive 可以為您提供協助。

設定一個流程，每當重要文件（包括PDF和電子表格）被修改時，自動將其備份到 OneDrive。 Flow 監控特定資料夾的變化，並將更新的檔案與對應的資料夾同步。

這可確保您始終在雲端中擁有重要文件的最新備份，以便在需要時輕鬆存取先前的版本。這就像擁有一位私人助理，可以不斷確保文件的安全且井然有序，而您無需動一根手指。

注意：要設定此流程，您必須在瀏覽器中登入您的 OneDrive 帳戶。

此外，您還應該在 OneDrive 中配置時間戳版本，以便追蹤隨時間的變化。如果您意外覆蓋了檔案或需要參考舊版本，您可以從 OneDrive 的版本歷史記錄中快速還原它。

3. 自動文件轉換以節省時間

處理不同格式的檔案可能會很麻煩，尤其是手動轉換時。在開始使用 Power Automate 之前，您一定在這些繁瑣的轉換上花費了大量時間。

Power Automate 桌面應用程式有幾個內建的文件轉換流程。它監視指定目錄中的新檔案。無論何時新增文件（無論是 Word 文件還是 PowerPoint 簡報），flow 都會自動將其轉換為所需的格式，例如 PDF。

轉換後，流程會根據處理後的文件的類型和用途將其移至特定的資料夾。這使得所有東西都井然有序，並且易於找到。

然而，真正節省時間的是最後一步：Flow 將使用 Outlook 透過電子郵件自動共用轉換後的檔案。不再需要手動附件或擺弄文件路徑。只需設置它然後忘記它。

4. Power Automate 實現工作與生活的平衡

當您的工作和個人生活只需點擊一下滑鼠即可實現時，保持工作與生活的平衡可能會很困難。很容易在預定時間之外執行工作任務。這就是 Power Automate 和 Windows Task Scheduler 派上用場的地方。

例如，建立一個流程，每天晚上在設定的時間關閉與工作相關的應用程序，如 Outlook、Teams 和公司 VPN。這可以幫助您擺脫工作困擾，享受生活，而不會受到不斷檢查通知的誘惑。

該執行緒由 Windows 任務排程器中的排程任務觸發，因此它會在計劃的時間持續運行。

使用 Power Automate Desktop 中的記錄建立此串流。首先，打開您想要關閉的應用程式並開始新的錄製。然後，在 Power Automate 記錄您的操作時手動關閉每個應用程式。一旦停止錄製，您就會擁有一個可以複製應用程式關閉程式的基本流程。

接下來，編輯錄製的串流以新增錯誤處理，以確保串流可以處理應用程式無法開啟的情況。

在週末創建類似的串流會觸發更嚴格的「不工作」模式。此模式可讓您在 Outlook 中外出辦公時做出回應，因此工作和娛樂之間的界線不再模糊。