如何在 Word 中使用郵件合併功能來合併文檔

在Word中，有郵件合併功能，可以把信函、電子郵件、合約、薪資單、通知等合併起來，組成內容相同的大量文件，無需手動輸入，節省時間和操作。從Word 2007到Word 2019的所有版本的Word中都提供了電子郵件合併功能。以下的文章將引導讀者如何使用Word中的郵件合併功能。

• 如何合併文字、合併字母郵件合併Word 2016

Word 郵件合併使用說明

首先，您需要準備一個包含完整姓名清單的Excel文件和一個邀請函範本的Word文件，或是要郵件合併的內容。

步驟1：

在Word介面中，有一個表格。按一下「郵件」，然後按一下下方顯示的「開始郵件合併」 。繼續按一下「逐步郵件合併精靈」項目。

第 2 步：

在顯示步驟的介面中，首先選擇我們要撰寫的電子郵件類型，包括：

• 信函：邀請函類型。
• 電子郵件訊息：電子郵件。
• 封織：信封。
• 標籤：按標籤郵寄。
• 目錄：按類別傳送郵件。

然後按一下“下一步”。

步驟3：

在此步驟中，您將選擇用於文字合併的信函模板，包括：

• 使用目前文檔：使用目前開啟的文檔。
• 從範本開始：使用 Word 中的範本。
• 從現有文件開始：使用 Word 中儲存的現有或建立的信函範本。

按一下“下一步”進入下一步。

步驟4：

在此步驟中，我們選擇從包含姓名清單的 Excel 檔案中取得的資料。點選瀏覽...選擇Excel 文件。

現在使用 Excel 文件表顯示 Word 中的介面。按一下包含要使用的資料的工作表，然後按一下「確定」繼續。

此時，Excel檔案中各列的全部內容都會顯示出來。您可以在介面中選擇或取消選擇資訊。按一下“確定”繼續。然後按一下“下一步”進入下一步。

步驟5：

在此步驟中，如果您尚未完成範本的編寫，您可以選擇在合併信中新增或編輯資訊。如果表格已經填寫完畢，請跳過此步驟並按一下「下一步」繼續。

步驟6：

這一步你點擊你想要插入內容的位置，然後點擊插入合併字段按鈕，選擇你想要取得的字段，首先是人的姓名。

現在將顯示欄位名稱。若要顯示此人的姓名，請查看右側的內容欄，按一下收件者處的箭頭 即可變更清單中的項目。立即顯示您想要填寫名單的人員的姓名。

接下來你點擊下面的其他內容來填寫信息，我們也點擊插入合併字段然後選擇要填寫內容的字段，這裡就是位置。然後上面名稱對應的標題名稱就會以Excel檔案的形式顯示出來。您按一下收件者處的箭頭，欄位的內容立即改變。

現在您可以列印邀請函，就完成了。

最後按一下「下一步」即可完成 Word 中的郵件合併流程。

步驟7：

完成後，按一下「完成並合併」按鈕並選擇下面的「傳送電子郵件訊息」。

然後填寫你要寄送的郵件內容點選確定就可以在電腦上開啟Outlook ，透過Outlook寄送郵件了。如果使用 Gmail，則必須將其儲存為單獨的 doc 文件，然後透過電子郵件傳送。