工作中使用 Gmail 時應避免的 6 個錯誤

Gmail目前是當今工作或日常生活中流行的溝通和交流方式。當您使用 Gmail 進行工作時,肯定有一些基本錯誤需要避免。以下是工作中使用 Gmail 時應絕對避免的一些錯誤。

以未加密的方式傳送敏感文件

如果電子郵件附件包含敏感或機密訊息,手動加密仍然是一種很好的做法。您可以使用 WinZip 等應用程式輕鬆壓縮這些檔案。然後,您可以向收件人發送 ZIP 檔案的密碼,以便他們可以打開它。

點選「回覆全部」即可群發郵件

當您收到全公司電子郵件時,您會在副本欄位中看到很多電子郵件地址。如果您想回覆該公司的電子郵件,您必須非常小心,因為如果您按下「全部回覆」按鈕,它將複製清單中的所有人。

將公司電子郵件用於個人用途

切勿將公司電子郵件用於個人目的,即使是您與其他同事之間的通信。最好的方法是私下與對方交談,或使用您的裝置和端對端加密的訊息應用程式。

請勿使用密件副本功能

CC 功能有兩種類型,您最常使用的是 BCC。密件副本功能可讓您向多個人發送電子郵件,而收件者不會看到清單中的其他人。

如果您要向客戶發送大量電子郵件,則您絕對應該將該電子郵件設為密件副本。

工作中使用 Gmail 時應避免的 6 個錯誤

了解企業電子郵件管理政策

有些公司會在您從公司帳戶發送的每封電子郵件的底部以小字形式附加一行電子郵件管理政策。這是您需要遵守的公司有關電子郵件的法律政策,同時也規定電子郵件的內容屬於公司的財產。請您仔細閱讀本管理內容並嚴格遵守,以免發生違規行為。

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