很少人知道的 6 個有用的 Microsoft Office 功能

Microsoft Office 具有許多功能，但大多數人只了解其表面。即使經過十年的使用，人們仍然能發現可以顯著提高生產力和工作流程的隱藏寶石。

目錄

• 1. 聽寫和轉錄
• 2. 微軟搜尋
• 3. Outlook 的重點收件匣
• 4. Outlook 中的快速步驟
• 5. 在 Word 中比較文檔
• 6. OneNote 中的數學解算器

1. 聽寫和轉錄

想要以更快的方式將您的想法寫在紙上嗎？Microsoft Word的聽寫功能可讓您將語音轉換為文字。首先，前往「首頁」選項卡，按一下「聽寫」，然後授予麥克風必要的權限。

現在您可以開始說話，讓 Microsoft Office 負責打字。準確性很大程度取決於您的口音和說話速度。您可以進一步配置聽寫設定以啟用自動標點符號和過濾敏感短語。

如果您需要的不僅僅是即時聽寫，您可以使用 Word 和 OneNote 中的轉錄功能來專注於聆聽而不是做筆記。此功能可將語音轉換為文字記錄，其中包含演講者資訊、時間戳記以及編輯或插入文件部分的功能。您可以錄製或上傳預先錄製的音訊檔案進行轉錄。

2. 微軟搜尋

Word 和 Excel 等 Microsoft Office 應用程式中的搜尋功能不僅是一個幫助搜尋工具，而且還可充當文字到命令的功能，使您無需滾動瀏覽功能區即可快速應用特定操作。例如，要插入表格，請按一下搜尋欄，鍵入插入表格，然後按一下新增表格。

同樣，您可以新增或刪除資料列、圖表、浮水印等，而無需手動瀏覽功能區。在 Excel 中，您可以使用搜尋功能來尋找公式、排序資料或套用格式選項。

3. Outlook 的重點收件匣

Outlook 中的重點收件匣是一項生產力功能，可自動整理您的電子郵件，幫助您保持井然有序。啟用後，此功能會將重要訊息發送到「重點」選項卡，同時將不太重要的訊息（如新聞通訊和促銷）重定向到「其他」選項卡，有助於減少干擾。

您可以在 Outlook 設定中開啟重點收件匣。開啟 Outlook，選擇「收件匣」，然後開啟「檢視」標籤。然後點選左上角的查看設定。

在「版面配置」標籤中，選擇「將郵件分類為重點」和「其他」以啟用重點收件匣。

重點收件匣使用過濾功能，根據您過去與重要聯絡人和寄件者的互動來確定電子郵件的優先順序。但是，您也可以手動將電子郵件移至「重點」標籤。選擇並右鍵單擊要移動的電子郵件，選擇“移動”，然後選擇“重點”或“其他”，具體取決於要將電子郵件發送到的位置。

4. Outlook 中的快速步驟

Outlook 中的「快速步驟」可協助您透過一次按一下套用多個操作來更快地管理電子郵件。例如，您可以建立一個快速步驟，將來自特定寄件者的電子郵件轉發給您的團隊負責人，並同時將其移至資料夾中。您還可以設定鍵盤快捷鍵以實現更快的存取。

您可以使用預設操作在 Outlook 設定中設定快速步驟，或根據需要自訂它們。您還可以建立自訂快速步驟來執行諸如將電子郵件儲存為範本以便於重複使用等任務。

5.在 Word 中比較文檔

微軟可以輕鬆地在 Word 中比較兩個文檔，儘管此功能僅在桌面版本中可用。此功能可讓您在完成文件之前檢查變更、識別差異並發現任何問題。

若要在 Word 中比較文檔，請前往「審閱」選項卡，按一下「比較」，然後選擇「比較文檔」。在「比較文檔」對話方塊中，從本機磁碟機上傳原始文件和修訂文檔，然後按一下「確定」繼續。

然後，Word 將合併這兩個文檔，並在側面板中將差異顯示為註釋。如果您對編輯感到滿意，可以將其合併到原始文件中。

若要合併文檔，請在「審閱」標籤中按一下「接受」下拉式選單，然後選擇「接受所有變更」。

6. OneNote 中的數學解算器

OneNote 是一款出色的筆記應用程序，原因有很多。如果你是學生，這個應用程式還可以幫助您快速解決數學問題或進行計算。

要了解 OneNote 的實際數學解法能力，請寫下不含空格的數學表達式或等式，然後再加上等號即可得到答案。例如，輸入(25+75)/2=並按Enter 鍵查看結果。

OneNote 可以處理基本的算術、代數，甚至一些更複雜的方程式。如果您有 Microsoft Work 或 School 帳戶，您還可以存取數學助理功能進行更進階的計算。