何時在電子郵件中使用人工智慧？何時不使用人工智慧？

人工智慧可以在幾秒鐘內幫助您撰寫電子郵件，但這並不意味著您應該總是使用它。有些電子郵件受益於自動化，而有些則需要人工幹預。知道何時讓人工智慧控制以及何時自己起草可以帶來很大的不同。

1. 人工智慧可以很好地處理簡單的電子郵件

對於更簡單的電子郵件，例如快速物流訊息，AI幾乎肯定適合撰寫您的回覆。如果您的寫作不需要創造力和批判性思維，那麼使用人工智慧可能不會影響您的結果。

例如，在召開快速會議時，您可以嘗試一個簡單的提示，例如「對下面貼上的電子郵件寫一個簡短、專業的回复，並提議在上午 11 點舉行會議」。

2. 如果你收到太多電子郵件，AI 可以提供協助

電子郵件收件匣中可能充滿了同事提出的問題，您可能需要回答所有問題。雖然您應該避免在任何需要原創的內容中使用人工智慧，但在起草回應時使用人工智慧作為附加工具可以幫助減輕寫作負擔。

例如，您可以用項目符號寫下您的回饋，然後要求ChatGPT將這些要點轉換成一封連貫的電子郵件。

事實上，人工智慧還可以幫助您閱讀冗餘的電子郵件。在 Outlook 中，Copilot 有一些可以快速瀏覽電子郵件的工具，許多其他 AI 工具（如 Grammarly 和 Sanebox）也可以幫助您管理收件匣。

3. 人工智慧還可以微調你的寫作

此外，如果您在撰寫電子郵件方面遇到困難，ChatGPT 等人工智慧工具可以幫助您補充想法和草稿。您可以貼上您的電子郵件草稿並要求修改、集思廣益、提出更多想法或以更專業的風格重寫電子郵件。

以這種方式使用人工智慧工具並不能取代你自己的原創想法，但可以幫助你完善它們。

4. 當你需要創造力和批判性思考時，不要使用人工智慧

當需要你自己的創造力和批判性思考時，人工智慧通常無法得到最好的利用。貼上您收到的電子郵件並要求 ChatGPT 寫回覆對於簡單的通訊很有用，但是當您需要對某些事情提供有意義的輸入時，將其留給 AI 通常不是一個明智的選擇。

您的經理、同事或朋友可能想知道您的想法，而不是 ChatGPT 的想法。人工智慧仍然可以作為一種補充工具發揮作用，但它無法取代你的創造力。

5.如果沒有時間編輯輸出，請避免使用AI

人工智慧語言模型往往會產生冗長、重複的輸出。除非您是編寫提示的專家，或者在提示中提供大量細節以獲得更好的輸出，否則在大多數情況下您應該編輯 ChatGPT 的輸出。布萊斯·帕斯卡曾經說過：“如果我有更多時間，我會寫一封更短的信”，用人工智慧寫作也是如此。

人工智慧編寫的簡短版本非常通用，即使是一封基本的填空電子郵件。它需要大量編輯才能更加原創和簡潔。

同樣，如果您的組織使用 AI 測試工具或禁止使用 AI，您可能希望完全避免使用 AI。然而，即使您沒有使用人工智慧，也可能因為多種原因而被誤認為使用了人工智慧。

6. 人工智慧可能不尊重人

當使用人工智慧撰寫電子郵件時，您只需幾秒鐘即可創建的內容，而收件人可能需要幾分鐘才能閱讀。 AI工具可以幫助你利用時間創造更多產品，但在使用ChatGPT寫作時不要忘記尊重他人的時間。

在考慮使用人工智慧進行電子郵件和其他形式的溝通時，這裡有一個一般的經驗法則：使用人工智慧時，您是否不尊重他人的時間？在撰寫簡單的電子郵件、概述或使用 AI 作為補充寫作工具時，AI 可能不會尊重收件者的時間。