為什麼複選框是未充分利用的 Excel 功能？

從表面上看，Excel 複選框似乎是一個非常簡單的功能 - 這可能是它們經常被忽視的原因。但如果使用得當，這個被忽視的功能可以將您的電子表格轉變為互動式、使用者友好的文件。讓我們來看一些簡單的例子！

1. 建立互動式調查和表格

Excel 的複選框提供了一種建立模擬線上調查和表格的互動式調查和表格的方法。這簡化了資料收集，使其成為內部調查、簡單問卷或收集回饋的理想選擇。

複選框還允許數據驗證。例如，您可以要求使用者在輸入電子郵件地址之前同意分享他們的電子郵件地址。

為此，請按照以下步驟操作：

• 按一下使用者必須輸入電子郵件地址的文字方塊。
• 選擇「資料」選項卡，然後按一下功能區「資料工具」部分中的「資料驗證」 。
• 在「設定」標籤中，按一下「允許」下方的下拉式選單，然後在選單中選擇「自訂」 。
• 在公式下方的文字方塊中，鍵入一個等號，後面跟著包含複選框的儲存格。在範例中，公式為=C21。
• 選擇錯誤警報標籤。
• 在錯誤訊息下方的文字方塊中，輸入當使用者嘗試輸入其電子郵件地址而未選取核取方塊時要顯示的訊息。
• 按一下「確定」關閉對話方塊並套用變更。

如果使用者輸入他們的電子郵件地址而沒有選取複選框，他們將收到一條錯誤訊息。

2. 追蹤任務和重要事項

您無需下載單獨的應用程式來建立待辦事項清單。您可以使用 Excel 複選框來追蹤任務、專案、庫存項目或與會者。例如，您可以在事件規劃電子表格中建立待辦事項列表，並使用複選框標記已完成的任務。

更進一步，您可以使用Excel 中的 FILTER 函數根據是否選取某些任務來篩選。建立一個名為「待處理任務」的新工作表來過濾未完成的任務。

在新工作表中，選擇要放置 FILTER 公式的儲存格。文法如下圖所示：

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

在上面的例子中，陣列和過濾範圍都在待辦事項表上。陣列範圍是B4:B9，其中是任務描述，而過濾器範圍是F4:F9，其中是複選框。所以實際公式是這樣的：

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

基本上，這個公式意味著我們要顯示尚未檢查為已完成的任務（相當於FALSE）。末尾的雙引號告訴公式，如果沒有結果，則不顯示任何內容。這樣，當儲存格為空時您就不會收到錯誤訊息。

假設一切設定正確，所有待處理任務都會出現在「待處理任務」表上。每當您在待辦事項表上將任務標記為已完成時，它就會從待辦事項表中消失。

您甚至可以建立另一個工作表來追蹤已完成的任務。只需將公式中的FALSE替換為TRUE即可完成。

3. 根據複選框選擇應用條件格式

複選框還允許您在 Excel 中套用條件格式，讓您的電子表格更加動態。例如，您可以將背景顏色變更為綠色，以便更容易識別已完成的任務。

• 選擇要設定格式的儲存格範圍。
• 在「主頁」標籤的「樣式」部分中，按一下「條件格式」>「新規則」。
• 在對話方塊中，選擇使用公式決定要格式化的儲存格。
• 按一下格式化值下方的文字內部，其中此公式為真，然後按一下第一個複選框。這將為您提供指向該複選框的公式。
• 從公式中刪除第二個美元符號。它看起來像=$F4。
• 點選“格式”按鈕。
• 選擇「填滿」標籤，選擇要將格式化的儲存格變更為的顏色，然後按一下「確定」。

提示：在 Excel 中，美元符號 ($) 表示絕對引用。當公式同時具有絕對行和絕對列時，所有格式規則都會套用到第一個儲存格。這就是為什麼必須刪除第二個美元符號的原因。

現在，當您按一下核取方塊時，Excel 將自動套用條件格式。

Excel 中的複選框的功能比您想像的還要多。雖然本文介紹了一些基本應用，但您可以透過將核取方塊與其他 Excel 函數和特性結合來探索更複雜的用途。在您的電子表格中進行實驗以釋放其全部潛力！