如何在 Microsoft Outlook 中使用快速步驟

Microsoft Outlook是每個人最喜歡的電子郵件應用程式。易於使用，具有企業環境中常用的許多提高生產力的功能。您經常在 Outlook 中全天執行重複操作。

幸運的是，微軟提供了一項名為「快速步驟」的便利生產力功能，可協助自動執行一系列步驟。繼續閱讀以了解什麼是快速步驟以及如何充分利用它們在 Outlook 中更有效率地工作。

Microsoft Outlook 中的快速步驟是什麼？

快速步驟是 Outlook 2013 及更高版本中包含的易於使用的生產力功能。此功能可讓您快速自動執行一系列重複操作。自動執行這些任務還有一個好處，就是可以更輕鬆地同時管理多個郵箱，同時每天節省大量時間。

您可以針對不同情況使用快速步驟。日常用例可能是自動將電子郵件移至特定資料夾，同時將電子郵件轉發給同事，只需單擊即可將其標記為重要。

預設情況下，Microsoft Outlook 為您提供了一些常用的快速操作。您可以按原樣使用它們，也可以根據需要自訂預設的快速步驟。如果這還不夠，您可以建立自訂快速步驟來增強您的日常工作流程。

使用 Microsoft Outlook 中的預設快速步驟

在 Microsoft Outlook 上，您可以輕鬆使用預設的快速步驟。 Outlook（作為 Office 365 的一部分）中有四個預先定義的快速步驟：移至、傳送給經理、團隊電子郵件和回覆和刪除。

您需要先為這些項目配置正確的收件者電子郵件地址和首選資料夾，然後才能首次使用它們。若要使用「移動到」，請依照下列步驟操作：

• 在「主頁」標籤上，按一下「快速步驟」部分中的「移至」。

• 在「首次設定」對話方塊中，選擇要移動電子郵件的資料夾，並根據需要重新命名快速步驟。
• 按一下「儲存」，您就可以快速移動電子郵件。
• 選擇要移動到另一個資料夾的電子郵件，然後按一下「主頁」標籤中的「已儲存的快速步驟」 。 Outlook 會直接將電子郵件移至設定的資料夾。

您可以按照類似的方式配置其他預設快速步驟。您可能還有興趣了解如何在電腦上的 Microsoft Outlook 中存檔電子郵件。

如何在 Microsoft Outlook 中建立自訂快速步驟

如果您發現預設的快速步驟不適合您的工作流程，您可以輕鬆建立自訂快速步驟。它可以是一個簡單的操作，例如刪除或轉發電子郵件，也可以是一系列操作，例如將電子郵件轉發給同事，然後將其移至專用資料夾。

設定完成後，您只需單擊即可自動執行這些繁重的任務。此範例將在 Microsoft Outlook 中建立自訂快速步驟：

• 將電子郵件移動到另一個資料夾
• 將電子郵件標記為未讀
• 將電子郵件轉寄給同事
• 將電子郵件標記為重要

以下是我們的設定方法：

• 從主頁的快速步驟標籤組中選擇新建選項。

• 在名稱欄位中為您的快速步驟命名（例如，我們將其命名為Demo）。
• 從「操作」部分的下拉清單中，首先選擇「移動到資料夾」並指定目標資料夾。
• 點擊新增操作按鈕並選擇標記為未讀。
• 再次點擊「新增動作」來設定電子郵件轉送並選擇「轉送」。
• 在收件者...欄位中，輸入您要將電子郵件轉址到的電子郵件地址，或從通訊錄中選擇一個位址。

• 最後，按一下「新增動作」將其置於標記狀態。
• 您也可以選擇從下拉清單中設定快捷鍵。
• 準備好後，按一下「完成」。
• 您可以使用快速步驟部分中的自訂快速步驟或配置的捷徑。

Microsoft Outlook 中的「快速步驟」證明了 Outlook 作為專業電子郵件應用程式的聲譽，它使日常任務變得簡單。如果您正在考慮切換到 Microsoft Outlook，您可能會對其他電子郵件應用程式的功能感到驚訝。