為 ONLYOFFICE 工作區安排可靠的備份

對於自託管的 ONLYOFFICE Workspace 門戶，請在控制面板的「常用設定」>「備份」>「自動備份」下啟用排程備份，選擇備份目標位置，設定備份計畫和保留期限，然後儲存。 ONLYOFFICE Workspace Cloud 在「設定」>「資料管理」>「備份」中也提供類似的控制選項，但自動備份功能僅適用於包含此功能的套餐。儲存備份計畫只是第一步：請確認備份檔案已成功傳輸到目標位置，並保留一份與入口網站分開的復原副本。

本指南重點介紹 ONLYOFFICE Workspace 內建的自動備份功能。選單措辭和可用目標位置可能會因部署方式和整合方式而異。有關目前產品的步驟，請參閱ONLYOFFICE 控制面板的備份和復原說明。

開啟自動備份前

備份是門戶資料的可恢復存檔。在自託管控制台中，郵件伺服器可能需要對郵件檔案進行額外的存取設定；請參閱 ONLYOFFICE 針對您的部署提供的單獨的郵件資料備份說明。連結的郵件操作步驟明確指出，它不適用於 Windows 系統。保留期是指系統在刪除較舊的備份檔案之前保留的備份副本數量。選擇設定時，請同時考慮復原能力和儲存容量。

請檢查您的版本和存取權限。如果是伺服器版本，請使用管理員帳號登入並確認您可以開啟控制面板。如果是雲端版本，請確認您的定價方案包含自動備份功能。
準備目標位置。控制面板支援「文件」模組以及與「文件」模組連接的第三方儲存服務，包括 Google 雲端硬碟和 WebDAV 等。第三方帳戶必須先連接、共用並新增至「常用文件」中，才能被選取。暫時儲存用於手動備份，並非自動備份目標位置。
決定是否將郵件存檔。如果入口網站的郵件資料必須可恢復，請選擇「將郵件包含在備份中」。 ONLYOFFICE 警告：如果忽略郵件，恢復後郵件資料將會遺失，並且需要重新連接郵件帳號。
妥善處理敏感資料。 ONLYOFFICE指出，啟用加密後，新建的備份檔案包含已解密的檔案；復原後，檔案會在磁碟上再次加密。請限制對目標位置的訪問，並保護所有已下載的存檔。

配置前，展示了帶有功能開關的自動備份設定模型。 — 自動備份啟用控制項的簡化設定視圖；實際佈局可能因 Workspace 版本而異。

設定目的地和行程安排

開啟備份頁面。在自架入口網站中，登入並開啟控制台，然後選擇「常用設定」>「備份」。在 Workspace Cloud 中，開啟“設定”，選擇“資料管理”，然後選擇“備份”。雲端導航和選項請參閱官方雲端備份和復原指南。
啟用自動備份。在「自動備份」部分開啟該控制項。如果該選項缺失或已停用，請檢查您的雲端套餐，或確認您目前位於 Workspace 控制面板而非其他 ONLYOFFICE 產品的設定中。
選擇副本的儲存位置。從可用的儲存選項中選擇一個已連接的目標位置。如果您使用第三方服務，請確保它已連接到「文件」並可在「常用文件」中使用。自動備份不提供暫存。
選擇郵件備份範圍。如果需要包含郵件數據，請選擇「將郵件包含在備份中」。如果此方塊留空，則會變更可復原的內容，因此請記錄此選擇，以便負責復原入口網站的人員參考。
設定備份頻率和時間。您可以選擇每日、每週或每月備份，並輸入相應的時間、星期幾或月份幾。如果適合您的團隊，可以在入口網站活動較少的時段安排備份，並選擇管理員熟悉的時區。文件列出了這些備份計劃選項，但沒有指定一個通用的最佳時間。
設定最大副本數並儲存。選擇 1 到 30 之間的保留值，然後按一下「儲存」。達到限制後，較舊的副本將自動刪除，因此設定過小的限制可能會導致復原點數少於策略要求。

自動備份配置範例，已啟用切換開關，包含儲存字段，並已選擇「包含郵件」。 — 簡化的設定視圖：選擇已連線的儲存位置，並決定郵件資料是否屬於每個計畫歸檔。

每週自動備份計畫範例，顯示備份時間為週三凌晨 2:00，備份副本保留上限為四份。 — 簡化的設定視圖：每週規劃使用日期和時間，而保留選擇器設定剩餘副本數量。

選擇支援復原的儲存和保留策略

將歸檔文件保存在門戶網站本身的文件儲存中雖然簡單，但會佔用門戶網站的儲存空間。此外，歸檔文件也可能面臨與即時入口網站相同的儲存或伺服器故障風險。為了增強恢復能力，建議使用第三方儲存服務，您的團隊可以獨立訪問，但需遵守貴組織的安全和保留規則。這只是一項操作建議，並不保證任何特定服務提供者都適用於所有部署場景。

保留期限是指副本數量，而非時段。例如，每週保留四份副本，即可獲得四個計劃恢復點；但如果計劃發生變更或運行失敗，則無法保證保留整月的歷史記錄。在選擇最大副本數之前，請先估算歸檔大小和可用目標容量。控制面板文件指出，最大副本數可設定為 1 到 30 份；但並未承諾特定的歸檔大小或完成時間。

儲存目標選擇範例圖，列出了文件、WebDAV 和 Google 雲端硬碟等可能的連接位置。 — 可用的目的地取決於您入口網站中「文件」模組連接的服務。

驗證首次備份並避免常見錯誤

儲存後，返回「自動備份」部分，確認功能仍然啟用，並且目標位置、郵件選項、計劃時間和最大副本數與您的計劃相符。然後在首次計劃運行後檢查所選目標位置。控制面板指南指出，已完成的備份將以.tar.gz文件形式存儲，文件名格式為 `.save-backup-file` portal-name_date_time.tar.gz。螢幕上顯示的計劃本身並不能證明已建立備份檔案。

如果檔案不存在，請檢查所選儲存位置是否仍連接且可寫，下次計畫時間是否已過，以及存檔是否可能已儲存到其他選定的資料夾中。切勿透過大幅降低權限或將憑證儲存在易受攻擊的位置來「修復」此問題；請使用服務支援的連線設定和管理員權限。

為了提高可靠性，請在合適的測試環境中，使用官方恢復流程執行受控恢復測試，而不是覆蓋正在運行的入口網站。備份只有在您的團隊能夠找到並恢復所需資料時才具有實際價值。另請注意控制面板指南中的兩個限制：許可證資料不包含在內，因此恢復後必須重新上傳許可證文件；如果郵件伺服器元件位於入口網站外部，則郵件備份需要文件中記錄的郵件伺服器設定和存取權限。

最後檢查：該功能已啟用，目標位置可訪問，郵件選項已明確指定，計劃和保留期限已保存，並且新建立的存檔在目標位置可見。如果您的復原計畫需要防範入口網站範圍事件，請在入口網站主儲存之外至少保留一份復原副本。