如何在 Google 試算表上建立每月支出追蹤器

財務可能是一項艱鉅的任務，但有了Google 表格，追蹤您的支出不再是一件麻煩事。您也不需要投資其他軟體。

使用 Google 試算表建立的簡單費用追蹤器，您可以追蹤您的費用並確保不會超支。

目錄

• 您的支出追蹤器應該包括哪些內容？
• 在 Google 試算表中為支出類別建立顏色編碼的下拉式選單
• 追蹤工具格式
  • 日期格式
  • 月份格式
  • 貨幣格式
• 使用函數建立成本摘要
• 使用圓餅圖和迷你圖來直觀呈現成本
• 使用篩選器查看支出類別

您的支出追蹤器應該包括哪些內容？

如果您以前從未做過，那麼追蹤您的支出似乎是一項複雜的任務，但保持簡單將有助於您開始。首先在電子表格中建立兩張表 - 一張用於記錄您的支出，另一張用於匯總和視覺化這些支出。

第一個工作表必須至少包含以下 5 欄：

1. 地點：您造訪的商店
2. 類別：您購買的商品類型
3. 金額：您在該交易中支付的總金額
4. 日期：您購買的日期
5. 月份：購買日期所在的月份 - 此列將用於產生摘要。

您可能想要更深入地了解並單獨追蹤每個項目，但這樣做會增加流程的時間並且您可能會失去興趣。如果您經常忘記在商店買了什麼，請添加一欄以便快速、一般地記錄或僅保留收據。

在 Google 試算表中為支出類別建立顏色編碼的下拉式選單

您可以使用 Google 試算表中的下拉清單為您的交易新增類別。這樣做可以讓您只需單擊幾下即可快速選擇一個選項，而不必每次都手動輸入。這也有助於保持輸入的一致性，以便您以後可以輕鬆找到並組織它。

您可以按照以下步驟操作：

1. 突出顯示類別列。按住CMD或CTRL，取消選取標題儲存格。
2. 使用滑鼠或觸控板右鍵點選。或者，轉到頂部選單中的插入。點選下拉選單。這樣做將打開側邊欄。
3. 在文字欄位中輸入您想要包含的類別。點擊“新增另一個項目”將產生其他選項，或者您可以按鍵盤上的Enter或Return 鍵。
4. 使用文字欄位左側的下拉式選單為您的類別編寫顏色代碼，然後按“完成”。

然後，如果您想返回並編輯或新增到下拉列表，您可以透過右鍵單擊其中一個單元格並再次選擇「下拉」來再次找到菜單。您也可以透過螢幕頂部的資料選單存取它，在那裡選擇資料驗證。現在您將找到一個規則列表，您可以選擇要使用的規則。

追蹤工具格式

如果您希望 Google 試算表中每個儲存格的日期和貨幣格式保持一致，請依照下列步驟操作：

日期格式

如果您使用日期列並希望保持一致，則可以為儲存格新增特定格式。要做到這一點：

1. 透過頂部的字母選擇整列。
2. 在工具列中，按一下更多格式- 其符號為123。
3. 選擇日期-​​ 旁邊是日期顯示方式的範例。

或者，您可以透過前往頂部的「格式」選單，在「數字」下選擇「日期」或「自訂日期和時間」來執行此操作。

月份格式

每次輸入任何交易時，最好不要輸入月份，而是使用 TEXT 函數，該函數會自動從購買日期中提取並顯示月份名稱。為此，請轉到“月份”列的第一行並輸入以下內容：

=TEXT(tham chiếu của ô chứa ngày tương ứng, "mmm")

因此，如果日期在儲存格 D2 中，公式將如下所示：

=TEXT(D2, "mmm")

這將傳回月份列中的前三個字母。套用至第一個儲存格後，您可以反白顯示第一個儲存格並向下拖曳以套用至列中的其他儲存格。

貨幣格式

若要為金額欄位新增貨幣格式，請選取整個欄位 >更多格式，然後按一下工具列上的美元符號 ($)。您也可以在“數字”下的“格式”選單中找到該選項。您可以在此處選擇貨幣、貨幣四捨五入和自訂貨幣。

自訂貨幣可讓您切換小數和符號的顯示方式、指定您使用的美元類型或完全選擇不同的貨幣。

使用函數建立成本摘要

建立工作表來記錄您的開支後，切換到新的工作表來匯總您的開支。

從儲存格 B1 到 M1，輸入每個月份名稱的前三個字母。第 N 列將用於類別總數。同樣，從 A 列的第二個儲存格開始輸入費用類別。

確保包含與第一張工作表的下拉清單相同的類別。輸入所有類別後，列中的下一個儲存格將用於每月總計。

現在您已經有了基本結構，是時候使用 SUMIFS 函數來填寫摘要了。若滿足多個條件，此功能將對選定範圍求和。

在儲存格 B2 中輸入公式

=SUMIFS(Phạm vi cột Amount của trang tính đầu tiên, Phạm vi cột Category của trang tính đầu tiên, A2, Phạm vi cột Month của trang tính đầu tiên, B1).

接下來，選擇儲存格引用並按F4 ，使所有儲存格引用成為絕對引用。接下來，刪除2（在 A2 中）和B（在 B1 中）之前的$符號。

在範例中，該函數如下所示：

=SUMIFS(Sheet2!$C$2:$C$100,Sheet2!$B$2:$B$100,$A2,Sheet2!$E$2:$E$100,B$1)

輸入公式後，選擇儲存格 B2 並向下拖曳到「每月總計」行之前的最後一個儲存格。然後選擇從儲存格B2到「每月總計」之前的最後一個儲存格的整個範圍並向右拖曳直到M列。

接下來，在N2列中，輸入公式=SUM(B2:M2)並向下拖曳。同樣，使用「每月總計」中的 SUM 函數將特定月份發生的所有類別的費用加起來。

現在，每當您將費用新增至第一張工作表時，Google 表格都會繼續將其新增至摘要中的相關月份和類別。此外，您還可以查看您每月花費了多少以及一年中在特定類別上花費了多少。

使用圓餅圖和迷你圖來直觀呈現成本

為了更了解您的消費習慣，您可以使用 Google 試算表直觀地了解您的支出。

首先，新增一條迷你圖來查看您每月在特定類別上的支出如何變化。在儲存格 O2 中，輸入以下公式：

=SPARKLINE(B2:M2)

然後向下捲動到最後一個類別。您也可以自訂迷你圖的外觀。

接下來，新增圓餅圖來查看總成本按類別劃分的詳細分類。為此，請選擇“插入”>  “圖表”。這將會新增一個新圖表並在側邊欄中開啟圖表編輯器。

從圖表類型下拉清單中，選擇圓餅圖或三維餅圖。在資料範圍中，新增範圍N1:N8（或最後一個儲存格）。然後點選新增標籤和 4 個方塊圖示來選擇標籤的資料範圍。

在這裡輸入範圍A1:A8。表格現在將顯示一個圓餅圖，顯示您的成本明細。

使用篩選器查看支出類別

如果您想對交易進行排序或隱藏，您可以為 Google 試算表新增篩選器。為此，請選擇要排序的列，然後按一下工具列上的建立篩選器圖示。列標題旁邊會出現三行。

點擊這三行，您將看到一個選項清單。在類別列中，您可以使用按值篩選來快速顯示類別，使用標題下方的核取方塊按名稱選擇和取消選擇它們。

您也可以在金額列中使用「從 A 到 Z 排序」來從最便宜到最昂貴的交易進行查看，或使用「從 Z 到 A 排序」進行反向排序。

透過這個簡單的費用追蹤器，您可以很好地管理您的支出。另外，與您從互聯網上下載的模板不同，如果您的電子表格出現問題，您將確切地知道如何修復它。

您可以使用手機上的 Google Sheets 應用程式隨時隨地輕鬆輸入交易。這樣，您就不必在月底處理所有事情。更好的是，您可以建立電子表格來提前規劃您的支出。