將作者信件與徽標和電子表格欄位合併

您可以透過連接 Calc 電子表格、為 Writer 範本新增文字合併字段，然後執行「工具」>「郵件合併精靈」 ，建立每封郵件都使用相同標誌的個人化 Writer 信函。只需插入一次共享圖像；Writer 會在替換每筆記錄的文字欄位時重複使用該圖像。 LibreOffice 的標準郵件合併說明中沒有說明如何為每個收件者更改圖像，因此此工作流程使用一個固定圖像。

LibreOffice 26.8 說明文件介紹了郵件合併精靈以及如何將合併後的郵件儲存為單一文件或多個文件。儲存的範本和資料來源可讓後續批次操作重複進行：更新電子表格、預覽記錄，然後再次合併。這是一個可重複的、使用者啟動的工作流程；它不會監視電子表格並在背景重新產生郵件。請將工作簿和範本放在一起以便重複運行。

1. 準備收件人電子表格

在 Calc 中，每行填寫一個收件人，並清除第一行的欄位名稱，例如FirstName「收件人」、 LastName「收件匣Email」、「收件者」和「Company收件者」。避免使用空白標題，並保持每列標題一致。名為「收件者」的欄位ImagePath在標準合併中不會自動轉換為圖片。

先用兩三個測驗記錄建構表格。檢查名稱、標點符號和可選字段，然後將電子表格儲存到穩定的位置。如果 Writer 沒有將其顯示為資料來源，請在精靈中選擇該列表，並在提示時符合其標題。

如果只想處理清單的一部分，請在最終合併步驟中設定記錄範圍，而不是從來源資料中刪除行。在收件者資料排序或編輯之前，請保留一份未修改的電子表格副本。

2. 連接資料來源並建置 Writer 模板

開啟一個 Writer 文檔，然後選擇「工具」>「郵件合併精靈」。使用目前文件或現有模板，然後在地址步驟中選擇電子表格及其工作表。如果出現提示，請將電子表格標題與位址欄位進行比對。有關嚮導流程，請參閱 LibreOffice 的「建立格式信函」說明。

若要自訂正文，請將資料來源列標題（例如「<列標題>」）拖曳FirstName到問候語中，或使用「插入」>「欄位」>「更多欄位」>「資料庫」。在每個欄位周圍輸入空格和標點符號。範本可能會顯示佔位符；預覽應顯示所選記錄的值。從資料來源窗格拖曳標題時，請拖曳列標題本身，而不是複製可見的範例值；複製範例值會插入欄位佔位符。

3. 插入並定位每個字母將共享的圖像。

按一下徽標應出現的位置，然後選擇“插入”>“圖像”。選擇文件，並取消選取「連結」以將影像儲存在文件中。連結的圖像會從其原始路徑重新加載，如果該檔案被移動，則連結的圖像可能會遺失。 LibreOffice 的圖形插入說明中對此進行了說明。

從一角調整大小以保持比例。對於與文字對齊的徽標，請選擇“格式”>“錨點”>“作為字元”；這樣徽標就會隨文字行移動。定位圖形後，儲存 Writer 範本。對於徽標行，將其錨定為字元可使圖像保持在段落流中。避免將共用徽標放置在可能在編輯合併網域時被替換的文字選取範圍內。

將圖片放置在所有信件共享的區域，例如問候語上方。通用徽標或橫幅無需針對特定記錄添加圖片連結即可保持一致性。

4. 在產生批次之前預覽記錄

繼續預覽或文件編輯步驟，瀏覽多筆記錄，包括一筆名稱過長或可選欄位為空的記錄。確認每個值都顯示在正確的位置，並且共享徽標仍然可見。如果條件允許，瀏覽第一、中間一筆和最後一筆記錄；過長的位址和空白的選用欄位會暴露出間距問題，而較短的第一筆記錄可能會掩蓋這些問題。

如果徽標遺失，請確認其在已儲存的範本中可見，並且是嵌入的而不是連結到已移動的檔案。如果欄位名稱保留而值缺失，請重新連接資料來源並檢查其欄位對應。

當您需要為每個收件人提供不同的圖片時

對於每個收件者使用不同照片的情況，不要想當然地認為僅使用影像路徑列就足夠了。 LibreOffice 的資料庫欄位參考文件將郵件合併欄位描述為資料庫佔位符，但並未說明如何自動以記錄取代影像。請使用明確支援可變影像的文件產生工作流程，並測試少量樣本。

如果您打算透過電子郵件發送信件，請單獨測試圖片發送效果。 LibreOffice 在其信函範本說明中指出，HTML 文件中嵌入或連結的圖片不會隨郵件一起發送。先儲存並查看文件，可以讓您在發送前驗證每張圖片。

5. 儲存合併後的輸出結果並進行驗證。

選擇將合併後的輸出儲存到檔案。選擇「另存為單獨文件」可為每位收件者儲存一封可編輯的信件，或選擇「另存為單一文件」可將所有記錄儲存至一個文件。請使用新的輸出資料夾和清晰的檔案名稱。郵件合併參考文件中詳細說明了這些輸出選項。

開啟合併後的文件或查看單一文件。檢查姓名和地址是否按記錄更改，同時確保徽標清晰且位置正確。檢查記錄的首字母和尾字母，以及任何文字過長的記錄。