如何利用提醒功能改善你的筆記習慣

你告訴自己稍後會把它寫下來，但後來你忘了。這是因為記憶是不可靠的，尤其是當生活變得忙碌時。良好的記憶習慣始於提醒——它們在正確的時間出現，捕捉那些轉瞬即逝的想法。

• Mac 提醒事項沒有快速入口：這是解決方法！

目錄

• 什麼是日記？為什麼它很重要？
• 建立專用的捕獲（收件匣）列表
• 安排每日或每週審查以解決記錄的項目
• 如何在提醒事項中快速記錄事項
  • 1. 使用 Spotlight 開啟提醒事項
  • 2. 使用 Siri 輕鬆新增任務
  • 3. 設定小工具以便快速存取

什麼是日記？為什麼它很重要？

我們不斷受到資訊和其他幹擾的轟炸——通知、電子郵件、廣告以及社交媒體的持續拉動。這種持續不斷的淹沒會分散我們的注意力，使我們很容易忘記重要的任務、想法或承諾。更糟的是，偉大的想法往往在我們最意想不到的時候出現。

寫日記的習慣受到了戴維·艾倫的「搞定一切」（GTD）方法的啟發，該方法強調一旦想到任務和想法就將其放入可靠的系統中以釋放心理空間的重要性。

儘管日記起源於 GTD，但它很靈活，可以融入任何生產力系統。

然而，良好的筆記習慣並不是在筆記本、便條或隨機應用程式中記下想法和待辦事項。這種方法常常會導致混亂和遺漏細節。相反，它是將所有事物轉移到適合您的生活方式和工作流程的可靠外部系統中的刻意而持續的行為。

這可確保所有內容都儲存在一個中心位置，以便在適當的時候輕鬆存取、組織和採取行動。 Apple 的提醒事項應用程式是一款出色的工具，您可以將其用作可靠的外部系統來快速記下事項並改善您的個人知識管理系統。

為什麼？首先，它是免費且直覺的，任何擁有 Apple 設備的人都可以使用它。其次，它可以同步到您所有的 Apple 設備，因此您可以在旅途中在 iPhone 上記下想法，然後在 Mac 上整理它們。第三，它的簡單性使您能夠快速添加任務或註釋，而不會陷入不必要的功能中。

為了真正釋放提醒事項快速記下事項的潛力，對其進行最佳使用設定非常重要。以下是操作方法。

建立專用的捕獲（收件匣）列表

提醒事項應用程式中的清單是組織和分類相關任務的好方法。開始該過程的第一步是建立專用的捕獲或收件匣清單 - 或者更好的是，重命名預設提醒清單。

此步驟至關重要，因為預設提醒清單是使用 Siri 或其他方法時自動新增任務的地方。因此，雖然您可以建立其他自訂清單來記錄項目，但您的任務不會自動記錄在那裡。

將預設提醒清單重新命名為「收件匣」或「擷取」等名稱有助於明確其用途並使其更容易整合到您的工作流程中。

以下是重命名預設提醒清單的方法：

1. 在 Mac 上開啟「提醒事項」應用程式。
2. 在側邊欄的“我的列表”下找到預設的捕獲列表。
3. 右鍵單擊（或按住 Control 鍵單擊）清單並選擇重新命名。
4. 輸入名稱（如「收件匣」或「擷取」），選擇「顏色」和「圖示」，然後按一下「確定」。

一旦設定了捕獲列表，它就會成為所有傳入和待處理任務和想法的臨時存儲位置。將此列表視為數位垃圾箱，您可以快速移動想到的任何內容，而不必擔心立即進行整理。

將來，無論何時您使用 Siri、提醒事項小部件、共享工作表或任何其他方法添加任務，它們都會自動添加到您的收件匣或捕獲清單中。從那裡，您可以在每日或每週的審查會議期間審查它們並將它們組織到適當的清單中。

安排每日或每週審查以解決記錄的項目

記錄任務和想法的目的是將它們從您的腦海中轉移到可靠的系統中，以便您可以專注於最重要的事情。然而，考慮到您仍然可能會忘記那些記錄的項目並最終錯過截止日期，因此只有您不斷回顧和整理所記錄的內容，該系統才會發揮作用。

這就是為什麼安排每日或每週的審查流程以確保待辦事項清單按計劃進行非常重要。

透過此審查，您可以查看記錄的項目，明確其用途，並將它們組織到各自的類別或項目中。它還允許您設定截止日期、分配任務或刪除不再相關的項目。

審查的頻率取決於您的工作流程和您處理的工作量。您可能更喜歡快速的每日回顧，或選擇更全面的每週回顧進行規劃。無論您喜歡什麼，重要的是選擇一個一致的日子和時間來評估並堅持下去。

以下是在「提醒事項」應用程式中安排每日或每週複習的方法：

1. 打開提醒應用程式並轉到您的收件匣（捕獲）清單。
2. 點選右上角的 + 號可新增新的提醒。根據您的喜好輸入標題，例如「每週回顧」或「每日回顧」 。
3. 點選提醒旁邊的資訊圖示 (i)。
4. 勾選「當天」方塊。
5. 接下來，選取「一次」方塊並選擇您想要完成評估的特定時間。
6. 設定重複提醒，以便它自動出現在您的日程表中。
7. 點擊重複下拉式選單並選擇底部的自訂。
8. 在下一個彈出式選單中，選擇“每日”或“每週”。如果選擇「每週」，請選擇您想要完成評估的星期幾。
9. 按一下“確定”。

透過設定定期複習提醒，您可以建立一個結構化的例程，幫助您一致地處理和組織記錄的項目。這也使您能夠保持整潔有序的記錄系統，減少精神混亂並自信地度過每一天或一周。

如何在提醒事項中快速記錄事項

在記錄任務和想法時，速度很重要——您希望盡快將項目添加到提醒事項中，以免忘記它們。提醒事項提供了多種輕鬆記錄事項的方法，包括：

1. 使用 Spotlight 開啟提醒事項

雖然提醒事項目前不提供用於快速添加任務的系統範圍的快捷方式（如 OmniFocus 的快速輸入快捷方式），但 Spotlight 提供了一個不錯的替代方案。雖然與專用快捷方式相比​​，此方法涉及一些額外的步驟，但它仍然是快速開啟提醒事項並開始記錄任務的可靠方法。

若要使用 Spotlight 開啟“提醒事項”，請在 Mac 上按Command + Space ，然後鍵入“提醒事項”並按Enter開啟應用程式並新增您的任務。

2. 使用 Siri 輕鬆新增任務

Siri 是我在提醒事項中記下事項的最喜歡的方式之一，尤其是當我手上有很多事情的時候。只需說“嘿 Siri”即可啟動 Siri，然後執行您的任務。例如：

• 嘿 Siri，提醒我周五早上 9 點打電話給水管工。
• 嘿 Siri，提醒我明天上午 10 點給客戶發送電子郵件。

如果您已將預設提醒清單重新命名為「捕獲」或「收件匣」（如上所述），則透過 Siri 新增的任何任務都會自動直接進入此清單。

3. 設定小工具以便快速存取

將互動式小工具新增至您的 Mac 桌面可建立視覺化捷徑，讓您輕鬆存取您喜愛的工具。將「提醒事項」小工具新增至桌面可讓您快速檢視、檢查和開啟應用程式。

若要將「提醒事項」小工具新增至 Mac 桌面，請按住 Control鍵並按一下桌面牆紙，然後選擇「編輯小工具」以開啟小工具瀏覽器。搜尋提醒事項，然後選擇您喜歡的小部件大小並將其拖曳到桌面。

雖然「提醒事項」小工具主要允許您直接查看和檢查已完成的任務，但您也可以按一下該小工具以快速開啟「提醒事項」應用程式並像往常一樣新增項目。

良好的筆記習慣是一種提高效率的技巧，可以幫助您恢復清晰的思維並專注於最重要的事情。有了這些技巧，您可以輕鬆使用「提醒事項」應用程式在 Mac 上做筆記和組織任務。