為什麼 Excel 是您唯一需要的專案管理工具？

許多人嘗試過許多專案管理工具，但仍然回到使用Microsoft Excel進行專案管理。雖然它可能不適合所有人，但它是一個簡單而有效的解決方案，您已經知道如何使用它。

目錄

• 免費開始
• 如何使用 Excel 進行專案管理
• 有很多免費和便宜的模板
• 完全可依您的需求訂製
• 易於擴展或複製
• 與他人分享電子表格
• 條件格式讓你保持正軌
• 為不同方面建立選項卡

免費開始

很難反對免費的東西。您想要使用的許多專案管理工具仍然將一些最佳功能保留在付費牆內。有了 Excel，幾乎所有事情從一開始就是免費的。您只會發現少數需要 Office 365 訂閱的格式選項，儘管訂閱有許多好處。

在線使用 Excel 也是免費的。您甚至可以獲得 5GB 的免費儲存空間來儲存 Office 文件。如果您需要免費的桌面選項，有很多免費的 Excel 替代品。

如何使用 Excel 進行專案管理

當您意識到不需要花費數小時或數週的時間學習如何使用 Excel 時，使用 Excel 進行專案管理就會變得容易。如果您知道如何建立公式、使用格式美化介面以及組織選項卡，那麼您就擁有了管理幾乎任何專案所需的一切。

您節省下來的學習如何使用新事物的時間可以用來設計一些用於新專案的範本。

有很多免費和便宜的模板

許多人不喜歡電子表格設計，但簡單的行和列會混淆在一起，對於專案管理來說不是很有效。

只需從免費或便宜的專案管理範本開始。您將在 Excel 本身內發現許多選項。這些選項可讓您追蹤任務、時間表、預算等。您所要做的就是輸入自己的數據並享受。

完全可依您的需求訂製

大多數專案管理工具提供最少的客製化選項。當然，您可以更改顏色，甚至添加/刪除一些字段，但您只能使用它們的佈局，這並不總是有效的。

當您使用 Excel 管理專案時，您可以完全控制一切的外觀和感覺。它甚至不必看起來像電子表格。

不可否認，完全客製化電子表格需要一些時間。但是，您可以在進行調整時使用它。例如，您有一個十多年前創建的用於追蹤截止日期的電子表格，但該電子表格仍需要隨著時間的推移進行調整。

易於擴展或複製

您並不總是需要為每個項目從頭開始建立一個新的 Excel 電子表格。您的要求有改變嗎？只需調整電子表格。新增群組成員？擴展工作表，為每個新成員新增標籤。

例如，您希望為每位客戶建立一個單獨的電子表格。您可能更喜歡為每個單獨的項目使用不同的電子表格，甚至每年使用新的電子表格來更好地追蹤結果。建立電子表格後，只需複製它並進行一些調整即可開始服務新客戶或新專案。

只需轉到文件->建立副本。

與他人分享電子表格

如果您與其他人或小組合作，您可以輕鬆地與其他人分享您的電子表格。即使某人沒有 Excel，他們仍然可以在線免費訪問它，或者下載並使用免費的 Excel 替代品。

由於 Excel 檔案格式非常常見，大多數免費替代品都可以讀取並儲存它們。如果您不想讓任何人編輯就共享，只需將其作為PDF共享即可。

優點是您可以共享您的電子表格，並且知道其他人很可能已經知道如何使用所有內容。您可以根據需要更新詳細信息，而不必詢問太多有關實際專案管理工具的問題。

條件格式讓你保持正軌

這是一件簡單的事情，但條件格式是我在使用 Excel 進行專案管理時最喜歡的功能之一。您打開電子表格，立即可以看到以顏色編碼的概覽，其中顯示了即將到來的截止日期以及是否落後於計劃。

您也可以查看是否已收到項目付款，或是否需要發送提醒電子郵件等。只需為特定儲存格設定條件格式即可完成。您可以反白顯示儲存格、新增顏色比例以及插入公式。

前往主頁 -> 條件格式。根據工具列的設定方式，您可能首先需要前往「首頁」->「樣式」。

為不同方面建立選項卡

就像任何專案管理工具一樣，您需要的不僅僅是任務清單。您需要一個時間表、任務清單、負責人、註釋、聯絡資訊、預算等。對於更複雜的設計來說，建立一個搜尋框來快速找到電子表格中的詳細資訊是一個好主意。

當使用 Excel 進行專案管理時，只需為每個方面建立不同的標籤或工作表。有一個標籤用於您的預算，另一個標籤用於聯絡人，另一個標籤用於任務和筆記，還有一個標籤用於您的時間表。

每個工作表看起來可能完全不同。例如，透過建立甘特圖來追蹤您的專案時間表。雖然可以從頭開始執行此操作，但建議使用像這樣的免費模板，您也可以透過在 Excel 中搜尋來找到它。

對於較大的團隊來說，Excel 可能並不總是最好的選擇。但是，如果您有一點創造力並且想要省錢，那麼 Excel 是個人或小型團隊管理幾乎任何專案的理想選擇。